Aggiungere contatti

Prima di inviare campagne, servono contatti nel tuo account. Flexmail offre diversi modi per aggiungerli, dal caricamento di un file CSV completo all'inserimento manuale di un singolo contatto. Questo articolo spiega ogni opzione.

Prima di iniziare

• Crea tutti i campi personalizzati necessari prima di procedere con l'importazione (leggi prima l'articolo sui campi contatto se non lo hai ancora fatto).
• Se passi da un'altra piattaforma, importa i contatti disiscritti nella Blacklist prima di importare i contatti attivi.
• Prepara i dati dei contatti in formato CSV se prevedi un'importazione collettiva.
• Verifica di avere una base giuridica documentata per inviare email ai contatti che stai per importare.
• Disattiva tutti i Workflow avviati dalla lista caricata, a meno che l'automazione non debba partire per ogni contatto importato. Attendi il completamento dell'importazione prima di riattivare i Workflow basati su lista.

Per iniziare, vai su Contatti, seleziona Tutti i contatti e clicca su Aggiungi contatti.

Opzione 1: Carica un file CSV

Questo metodo consente di inserire molti contatti contemporaneamente. Serve un file CSV con valori separati da virgole o punti e virgola e una riga di intestazione in alto.

Requisiti del file CSV

• Il file deve avere estensione .csv.
• Il file deve avere la codifica UTF-8.
• Dimensione massima del file: 25 MB.
• Limite di 100.000 righe. Suddividi elenchi più grandi in importazioni separate.
• La prima riga deve contenere i nomi delle colonne.
• I valori multipli all'interno della stessa cella richiedono la virgola come separatore. Se un valore contiene già una virgola, racchiudi l'intero testo tra virgolette doppie.

Passaggi per l'importazione

1. Clicca su Carica un file e seleziona il tuo CSV.
2. Conferma di avere il diritto di inviare email a questi contatti.
3. Flexmail legge il file e mostra un'anteprima della prima riga di ciascuna colonna.
4. Associa ogni colonna del file al campo corretto del database di Flexmail. Questo passaggio richiede particolare attenzione. Consulta l'articolo su come associare i campi del database al file di importazione.
5. Controlla il riepilogo: visualizza i contatti validi individuati e gli eventuali errori di importazione o avvisi. Scarica il file degli errori se desideri correggere righe specifiche.

6. Seleziona una lingua predefinita per i contatti privi di questa informazione nel file.

   Scegli o crea una fonte per l'importazione. Usa un nome chiaro che resti comprensibile anche dopo sei mesi.

   Imposta il consenso al tracciamento delle aperture. Questo passaggio compare solo se non hai associato una colonna per il consenso al tracciamento delle aperture, anche se la policy corrispondente non è attiva.

   Scegli tra:

   • Importa senza consenso al tracciamento (predefinito): Flexmail imposta i contatti su "Non impostato". Se la policy è attiva, i destinatari non ricevono il pixel di tracciamento fino a quando non esprimono il proprio consenso. Se la policy non è attiva, il tracciamento prosegue regolarmente e un avviso ricorda che l'impostazione produrrà effetti solo all'attivazione della policy.

   • Importa con consenso al tracciamento: seleziona questa voce solo se confermi l'esistenza di un consenso valido e documentato all'esterno di Flexmail, non verificabile dalla piattaforma. Flexmail imposta su "Sì" tutti i contatti del file, a eccezione di chi ha già indicato "No". Il registro dei consensi indicherà la fonte "Import". Questo valore rimane separato dalla fonte assegnata al contatto (vedi Informazioni sulle fonti).

     
     
7. Scegli o crea un interesse comune, oppure salta questo passaggio.

8. Clicca su Importa per avviare il processo.

   

Opzione 2: Aggiungi un singolo contatto

Per registrare una persona alla volta, clicca su Aggiungi un singolo contatto. Inserisci l'indirizzo email e compila gli altri campi utili. È necessario assegnare una fonte e confermare la liceità dei dati raccolti.

Opzione 3: Connessione via API

Chi impiega un CRM esterno, una piattaforma e-commerce o altri gestionali può inviare i contatti a Flexmail tramite API. I contatti trasferiti in questo modo figurano come confermati. Consulta la documentazione API per le specifiche tecniche.

Opzione 4: Altre opzioni

• Integrazione Zapier: collega Flexmail a centinaia di strumenti diversi senza scrivere codice.
• Moduli di opt-in: consenti ai contatti di registrarsi al database fornendo un consenso documentato.

Cosa succede con i contatti già esistenti?

Quando un contatto importato è già presente nell'account (identificato tramite l'indirizzo email), Flexmail aggiorna i dati senza creare duplicati. I campi ricevono i nuovi valori se il file caricato presenta contenuti diversi. Le fonti e gli interessi non vengono mai sovrascritti, ma si sommano ai dettagli già registrati.

La stessa regola vale per il consenso al tracciamento delle aperture. Un campo vuoto non sovrascrive un valore esistente pari a "Sì" o "No". Un valore "No" registrato in precedenza non diventa mai "Sì" a seguito di un'importazione. Il destinatario può modificare la scelta in autonomia tramite la pagina del profilo, accessibile dal link nel footer, oppure registrandosi di nuovo da un modulo di opt-in con successiva conferma.

Leggi l'articolo su come aggiornare i contatti esistenti per l'intera logica di sincronizzazione.

Errori comuni da evitare

Importare i contatti attivi prima della Blacklist

Durante la migrazione da un altro servizio, trasferisci subito gli utenti disiscritti nella Blacklist. Inserire prima l'elenco attivo rischia di far partire comunicazioni verso chi aveva già revocato l'iscrizione sul sistema precedente.

Non associare i campi prima del caricamento

Se il profilo non include ancora i campi personalizzati necessari, non potrai mapparli nella procedura di importazione. Configura i campi nelle Impostazioni prima di avviare il caricamento. Saltare questo passaggio impedisce il salvataggio dei dati e costringe a ripetere l'intera operazione.

Scegliere un nome generico per la fonte

Una fonte chiamata semplicemente "Importazione" perde significato con il tempo. Usa descrizioni puntuali come "Iscritti newsletter Q1 2025" o "Partecipanti webinar marzo 2025" per tracciare la provenienza di ciascun gruppo.

Importare contatti senza autorizzazione

Importare indirizzi senza un consenso esplicito e documentato compromette la recapitabilità dei messaggi e viola il GDPR. Aggiungi all'elenco soltanto i contatti per i quali hai pieno titolo di invio.

Considerazioni sul GDPR

Ogni importazione richiede di confermare la legittimità della conservazione dei dati e dell'invio delle comunicazioni. Flexmail registra questa dichiarazione. Confermare l'operazione in assenza di una base giuridica valida espone a responsabilità legali. In caso di dubbi sulla regolarità di un elenco, consulta prima il testo sui dati raccolti legittimamente.

Prossimi passi

• Leggi l'articolo su come associare i campi del database al file di importazione per una spiegazione dettagliata del mapping.
• Consulta la guida sugli errori di importazione se il report conclusivo mostra avvisi o esclusioni.
• Esamina la documentazione per aggiornare i contatti esistenti per capire come la reimportazione modifica le informazioni registrate.
• Controlla il grafico di crescita degli iscritti nella dashboard al termine del caricamento per visualizzare il totale aggiornato della lista.

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