Dati ricevuti legittimamente

Prima di importare i contatti in Flexmail, è necessario assicurarsi di avere il diritto legale di memorizzarli e di inviar loro email. Non si tratta solo di un requisito di Flexmail. È un obbligo GDPR. Durante ogni importazione, Flexmail chiede di confermarlo esplicitamente.

Cosa conta come dati ricevuti legittimamente?

Ai sensi del GDPR, è necessaria una base giuridica valida per trattare i dati personali. Per l'email marketing, le basi più comuni sono:

Consenso: il contatto ha concesso attivamente il permesso di inviargli email, ad esempio compilando un modulo opt-in
Legittimo interesse: si ha un genuino motivo commerciale per contattare la persona e il suo interesse a non essere contattata non prevale sul proprio. Questo si applica in modo più ristretto di quanto molti assumano.
Necessità contrattuale: inviare un'email al contatto è necessario per adempiere a un contratto con lui, come l'invio di una conferma d'ordine o un aggiornamento del servizio

Contatti da moduli opt-in

I contatti che si iscrivono tramite un modulo opt-in Flexmail hanno concesso un consenso documentato e confermato due volte. I loro dati sono sempre ricevuti legittimamente. Flexmail gestisce automaticamente il processo di conferma.

Cosa non importare

Liste di contatti acquistate
Indirizzi email estratti da siti web
Contatti che si sono iscritti alle comunicazioni di un'altra organizzazione
Vecchie liste in cui il consenso è stato raccolto sotto termini diversi o tramite un brand diverso

GDPR L'articolo 6 del GDPR definisce le basi giuridiche per il trattamento dei dati personali. In caso di dubbi sull'idoneità di una lista specifica, consultare gdpr-info.eu/art-6-gdpr/ o richiedere una consulenza legale. Flexmail non può valutare se i dati specifici siano stati ottenuti lecitamente. Questa è la responsabilità del titolare del trattamento dei dati.

Errori comuni da evitare

Presumere che il vecchio consenso sia ancora valido

Il consenso raccolto anni fa con termini vaghi, come "Accetto di ricevere comunicazioni dai nostri partner", difficilmente soddisfa il requisito del GDPR di un consenso specifico, informato e liberamente concesso. In caso di dubbi sulla validità del vecchio consenso, è più sicuro eseguire una campagna di ri-consenso prima dell'importazione.

Affidarsi eccessivamente al legittimo interesse

Il legittimo interesse viene spesso citato come base per inviare email a persone che non hanno esplicitamente effettuato l'opt-in. In pratica, il GDPR richiede di effettuare un test di bilanciamento che dimostri che il proprio interesse supera genuinamente i diritti alla privacy del contatto. Per le email di marketing a freddo, questa soglia viene raramente superata. In caso di dubbio, usare il consenso.

Importare una lista acquistata senza verificarla

Le liste acquistate quasi mai soddisfano i requisiti di consenso del GDPR. I contatti hanno fornito i propri dati a un'altra organizzazione per scopi diversi. L'invio di email a tali contatti viola la normativa e in genere genera alti tassi di reclami, danneggiando direttamente la reputazione di invio.

Considerazioni GDPR

In qualità di titolare del trattamento dei dati, si è responsabili della liceità dei dati importati in Flexmail. Flexmail tratta quei dati per conto dell'utente come responsabile del trattamento, agendo secondo i termini del contratto di trattamento dei dati. La base giuridica per il trattamento spetta all'utente determinarla e documentarla.

Conservare un registro di come e quando è stato ottenuto il consenso per ogni gruppo di contatti. In caso di richiesta di accesso agli atti da parte di un interessato o di un audit, quella documentazione rappresenta la prova di conformità.

Passi successivi

Si legga "Aggiungere contatti" per l'intero processo di importazione, incluso il passaggio di conferma del consenso.
Si legga "Gestire i contatti nella lista nera" se è necessario importare precedenti disiscritti da un'altra piattaforma.
Si legga "Informazioni sulle fonti" per capire come tracciare l'origine dei contatti ai fini del GDPR.