Informazioni sulle fonti

Una fonte indica come un contatto è arrivato nel Suo database. È un campo obbligatorio per ogni contatto in

Flexmail e non è solo un dettaglio amministrativo. Ai sensi del GDPR, deve essere in grado di dimostrare da dove provengono i dati personali di un contatto se questi esercita il diritto di accesso.

Come vengono assegnate le fonti

Tramite un modulo di opt-in

Quando un contatto si iscrive tramite uno dei Suoi moduli di opt-in, Flexmail memorizza automaticamente il nome di quel modulo come fonte del contatto. Non è richiesta alcuna azione da parte Sua.

Tramite importazione

Durante ogni importazione, Le viene chiesto di specificare una fonte per i contatti in quel file. Può selezionare una fonte esistente o crearne una nuova. Utilizzi un nome significativo e tracciabile. Qualcosa come "Esportazione file clienti 2025-03" o "Fiera di Bruxelles 2025" è molto più utile di un'etichetta generica.

Aggiunto manualmente

Quando aggiunge un contatto manualmente, assegna una fonte al momento della creazione. È un buon punto in cui registrare il contesto specifico, ad esempio "Modulo iscrizione evento XYZ" o "Richiesta personale in conferenza".

I contatti possono vedere la loro fonte?

No. Le fonti sono interne al Suo account. I contatti non le vedono mai. Esistono per aiutarLa a tracciare la provenienza dei dati per i Suoi registri e per la conformità al GDPR.

Un contatto può avere più fonti

Se la stessa persona si iscrive tramite un modulo di opt-in e successivamente viene reimportata da un file clienti, entrambe le fonti vengono aggiunte al suo profilo. Le fonti non vengono mai sovrascritte; si accumulano. Ciò Le offre un quadro completo di tutti i touchpoint attraverso i quali un contatto è arrivato nel Suo database.

GDPR Se un contatto presenta una richiesta di accesso ai sensi del GDPR, è tenuto a indicargli quali dati personali detiene e da dove provengono. Il campo delle fonti è esattamente il luogo in cui risiede questa informazione. Mantenga i nomi delle fonti chiari e tracciabili.

Errori comuni da evitare

Utilizzare nomi di fonti generici

Una fonte denominata "Importazione" o "Sito web" non Le dirà nulla di utile sei mesi dopo. Una fonte denominata "Iscrizione newsletter dalla homepage Q1 2025" Le dice esattamente da dove provengono quei contatti. Si prenda un momento per essere specifico quando crea i nomi delle fonti.

Non registrare le aggiunte manuali di contatti

Quando aggiunge un contatto dopo una telefonata, una riunione o una richiesta personale, lo registri immediatamente con una fonte specifica. Fonti vaghe o mancanti su contatti aggiunti manualmente sono un punto debole comune per il GDPR, poiché non è in grado di dimostrare l'origine dei dati di quel contatto.

Pensare di poter modificare o eliminare le fonti

Le fonti vengono accodate ai contatti e fanno parte della Sua audit trail GDPR. Non può modificare o cambiare retroattivamente la fonte assegnata a un'importazione passata. La imposti correttamente al momento dell'importazione.

Prossimi passi

Legga "Aggiungi contatti" per vedere come vengono assegnate le fonti durante il processo di importazione
Legga "Dati ricevuti legittimamente" per una spiegazione completa degli obblighi GDPR sui dati dei contatti
Legga "Da cosa è composto un contatto?" per una panoramica di tutti i dati memorizzati su un contatto