Informazioni sulle fonti
Una fonte indica come un contatto è arrivato nel tuo database. È un campo obbligatorio per ogni contatto in Flexmail e non è solo un dettaglio amministrativo. In base al GDPR devi poter dimostrare la provenienza dei dati personali di un contatto se questo esercita il diritto di accesso.
Come vengono assegnate le fonti
Tramite un modulo di opt-in
Quando un contatto si iscrive tramite uno dei tuoi moduli di opt-in, Flexmail memorizza automaticamente il nome del modulo come fonte del contatto. Non devi fare nulla.
Tramite importazione
A ogni importazione ti viene chiesto di specificare una fonte per i contatti presenti nel file. Puoi selezionare una fonte esistente o crearne una nuova. Usa un nome chiaro e tracciabile. Una dicitura come "Esportazione file clienti 2025-03" o "Fiera Bruxelles 2025" è molto più utile di un'etichetta generica.
Aggiunta manuale
Quando aggiungi un contatto manualmente, assegni una fonte durante la creazione. Questo è il punto ideale per indicare il contesto specifico, ad esempio "Modulo iscrizione evento XYZ" o "Richiesta personale durante la conferenza".
I contatti possono vedere la propria fonte?
No. Le fonti restano visibili solo all'interno del tuo account. I contatti non le vedono mai. Servono a monitorare l'origine dei dati per la tua gestione interna e per la conformità al GDPR.
Un contatto può avere più fonti
Se la stessa persona si iscrive tramite un modulo di opt-in e in seguito viene importata di nuovo da un file clienti, entrambe le fonti compaiono nel suo profilo. Le fonti non vengono mai sovrascritte, ma si sommano. In questo modo ottieni un quadro completo di tutti i momenti di contatto attraverso cui una persona è entrata nel database.
GDPR Se un contatto presenta una richiesta di accesso in base al GDPR, hai l'obbligo di indicare quali dati personali conservi e da dove provengono. Il campo della fonte contiene esattamente questa informazione. Assegna alle fonti nomi chiari e tracciabili.
Fonte di un contatto e fonte della scelta per il consenso all'open tracking
La fonte di un contatto indica l'origine del contatto stesso, come un modulo o un'importazione. Si tratta di un dato diverso dalla fonte della scelta registrata nel registro dei consensi per l'open tracking (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import o Manual). Quest'ultima viene registrata automaticamente da Flexmail nel momento in cui la scelta viene salvata.
Evitare gli errori più comuni
Usare nomi di fonti generici
Una fonte chiamata "Importazione" o "Sito web" non fornisce informazioni utili dopo sei mesi. Una fonte chiamata "Iscrizione newsletter da homepage Q1 2025" mostra subito la provenienza di quei contatti. Prenditi il tempo necessario per inserire dettagli specifici quando crei i nomi delle fonti.
Mancata registrazione della fonte per i contatti aggiunti a mano
Quando aggiungi un contatto dopo una telefonata, una riunione o una richiesta verbale, inserisci subito una fonte specifica. Fonti vaghe o mancanti sui contatti aggiunti a mano rappresentano un punto debole frequente rispetto al GDPR, perché impediscono di dimostrare l'origine dei dati.
Pensare di poter modificare o eliminare le fonti
Le fonti restano associate ai contatti ed entrano a far parte della traccia di audit per il GDPR. Non puoi modificare o cambiare a posteriori la fonte assegnata a una precedente importazione. Assicurati di impostarla correttamente fin da subito durante l'importazione.
Passaggi successivi
- Leggi "Aggiungere contatti" per scoprire come assegnare le fonti durante il processo di importazione.
- Leggi "Dati ottenuti legittimamente" per conoscere tutti gli obblighi del GDPR sui dati dei contatti.
- Leggi "Contatti in Flexmail" per una panoramica completa di tutti i campi salvati per ciascun contatto.