Aggiornare i contatti esistenti


Il database dei contatti non deve essere statico. Quando le informazioni dei contatti cambiano, come l'azienda, le preferenze o l'indirizzo email, puoi mantenere aggiornato Flexmail in diversi modi. Questo articolo spiega ogni metodo e descrive come funziona la logica di aggiornamento.

Prima di iniziare

Prima di aggiornare i contatti tramite importazione, verifica che le intestazioni delle colonne corrispondano ai nomi dei campi o ai segnaposto di Flexmail. Un collegamento errato è la causa più comune di dati che finiscono nel posto sbagliato.

Come i contatti possono aggiornarsi autonomamente

I contatti possono aggiornare le proprie informazioni tramite:

  • La loro pagina del profilo: una pagina personale in cui i contatti possono gestire i propri interessi pubblici. Puoi inserire un link a questa pagina con il segnaposto #update# nelle tue email. I campi personalizzati e altri dettagli del contatto non possono essere modificati in questa pagina.
  • Un modulo: se crei un modulo collegato al database dei contatti e condividi il link, i contatti possono aggiornare le proprie informazioni compilandolo.

Quando un contatto aggiorna i propri dati, Flexmail considera sempre queste informazioni come la versione più accurata.

Come puoi aggiornare i contatti

Tramite importazione

Il modo più efficiente per aggiornare un gran numero di contatti contemporaneamente è una nuova importazione. Quando Flexmail trova un indirizzo email già presente nel tuo account, aggiorna i dati di quel contatto invece di creare un duplicato.

La logica di aggiornamento funziona come segue:

  • Il valore di un campo viene aggiornato solo se il nuovo file contiene un valore diverso e non vuoto per quel campo
  • Se una colonna è vuota o manca nel file, il valore esistente rimane invariato
  • Per i campi a scelta multipla, i valori selezionati vengono sostituiti da quelli presenti nel nuovo file
  • Fonti e interessi non vengono mai sovrascritti. I nuovi valori vengono aggiunti a quelli esistenti

Nella pagina dei dettagli del contatto

Apri la pagina dei dettagli di un contatto dalla panoramica dei contatti e modifica direttamente qualsiasi campo. Le modifiche hanno effetto immediato.

Tramite un workflow

I workflow possono aggiornare automaticamente i campi dei contatti in base ad azioni o trigger. Ad esempio, puoi impostare un workflow che aggiorna un campo "Ultimo evento partecipato" quando un contatto clicca su un link di registrazione.

Cosa succede con gli indirizzi email duplicati in un file?

Se lo stesso indirizzo email compare più di una volta nel file di importazione, Flexmail elabora le righe in ordine. La prima riga imposta i valori iniziali e ogni riga successiva li aggiorna secondo la stessa logica descritta sopra. Fonti e interessi di tutte le righe vengono uniti. Il riepilogo dell'importazione mostra un avviso per le righe duplicate, così ne sei al corrente.

Errori comuni da evitare

Sovrascrivere dati corretti con colonne vuote

Se nel file di aggiornamento mancano colonne che non desideri modificare, non c'è problema. Flexmail non tocca quei campi. Se però una colonna è presente ma le celle sono vuote, e il contatto esistente ha un valore in quel campo, Flexmail lascia invariato il valore esistente (perché il nuovo valore è vuoto). Non inserire colonne con valori vuoti se desideri svuotare un campo, per questa operazione serve un approccio diverso.

Dimenticare che i campi a scelta multipla vengono sostituiti e non uniti

A differenza degli interessi e delle fonti, i valori dei campi a scelta multipla vengono sostituiti da quanto presente nel nuovo file. Se un contatto ha selezionato "Bronze" in un campo di livello e il file di aggiornamento lascia vuoto quel valore, il campo viene cancellato. Includi il valore completo previsto nel tuo file di aggiornamento.

Collegamento errato dei campi durante una nuova importazione

Se le intestazioni delle colonne sono cambiate rispetto all'ultima importazione, controlla attentamente la fase di collegamento. Una colonna collegata automaticamente al campo sbagliato può sovrascrivere dati senza avvisare nell'intero elenco dei contatti.

Passaggi successivi

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