Aggiornare i contatti esistenti

Il database dei contatti non deve essere statico. Man mano che le informazioni dei contatti cambiano — come l'azienda, le preferenze o l'indirizzo email — è possibile mantenere Flexmail aggiornato in diversi modi. Questo articolo spiega ogni metodo e come funziona la logica di aggiornamento.

Prima di iniziare

Prima di aggiornare i contatti tramite importazione, assicurarsi che le intestazioni delle colonne corrispondano ai nomi o ai segnaposto dei campi di Flexmail. Una mappatura errata è la causa più comune di dati che finiscono nel posto sbagliato.

Come i contatti possono aggiornarsi autonomamente

I contatti possono aggiornare le proprie informazioni tramite:

La propria pagina del profilo: una pagina personale dove i contatti possono gestire i propri interessi pubblici. È possibile collegarsi ad essa usando il segnaposto #update# nelle email. I campi personalizzati e altri dettagli del contatto non possono essere modificati su questa pagina.
Un modulo: se si crea un modulo collegato al database dei contatti e se ne condivide il link, i contatti possono aggiornare le proprie informazioni compilandolo.

Quando un contatto aggiorna i propri dati, Flexmail la considera sempre come la versione più accurata.

Come è possibile aggiornare i contatti

Tramite importazione

Il modo più efficiente per aggiornare un gran numero di contatti contemporaneamente è una nuova importazione. Quando Flexmail trova un indirizzo email già esistente nell'account, aggiorna il record di quel contatto invece di creare un duplicato.

La logica di aggiornamento funziona come segue:

Un valore di campo viene aggiornato solo quando il nuovo file contiene un valore diverso e non vuoto per quel campo
Se una colonna è vuota o mancante nel file, il valore esistente viene lasciato invariato
Per i campi a scelta multipla, i valori selezionati vengono sostituiti con quelli presenti nel nuovo file
Fonti e interessi non vengono mai sovrascritti. I nuovi valori vengono aggiunti a quelli esistenti

Nella pagina dei dettagli del contatto

Aprire la pagina dei dettagli di un contatto dalla panoramica dei contatti e modificare qualsiasi campo direttamente. Le modifiche hanno effetto immediato.

Tramite un flusso di lavoro

I flussi di lavoro possono aggiornare automaticamente i campi dei contatti in base ad azioni o trigger. Ad esempio, è possibile configurare un flusso di lavoro che aggiorna un campo "Ultimo evento partecipato" quando un contatto clicca su un link di registrazione.

Cosa succede con gli indirizzi email duplicati in un file?

Se lo stesso indirizzo email appare più di una volta nel file di importazione, Flexmail elabora le righe in ordine. La prima riga imposta i valori iniziali e ogni riga successiva li aggiorna usando la stessa logica descritta sopra. Fonti e interessi di tutte le righe vengono combinati. Il riepilogo dell'importazione mostrerà un avviso per le righe duplicate in modo da esserne consapevoli.

Errori comuni da evitare

Sovrascrivere dati validi con colonne vuote

Se il file di aggiornamento non contiene colonne che non si desidera modificare, va bene. Flexmail non toccherà quei campi. Ma se una colonna è presente ma le sue celle sono vuote, e il contatto esistente ha un valore in quel campo, Flexmail lascerà il valore esistente invariato (poiché il nuovo valore è vuoto). Non includere colonne con valori vuoti se si intende cancellare un campo — questo richiede un approccio diverso.

Dimenticare che i campi a scelta multipla vengono sostituiti, non uniti

A differenza degli interessi e delle fonti, i valori dei campi a scelta multipla vengono sostituiti da quelli presenti nel nuovo file. Se un contatto ha attualmente selezionato "Bronzo" in un campo livello e il file di aggiornamento lo lascia vuoto, il valore verrà cancellato. Includere il valore completo previsto nel file di aggiornamento.

Mappatura errata dei campi alla reimportazione

Se le intestazioni delle colonne sono cambiate dall'ultima importazione, controllare attentamente il passaggio di mappatura. Una colonna che viene mappata automaticamente al campo sbagliato può sovrascrivere silenziosamente i dati nell'intera lista dei contatti.

Passi successivi

Si consulti "Collegare i campi del database con il file di importazione" per una guida dettagliata al passaggio di mappatura
Si consulti "Gestire i contatti" per vedere come modificare i singoli contatti dalla panoramica dei contatti
Si consulti "Informazioni sui flussi di lavoro" per automatizzare gli aggiornamenti dei contatti in base al comportamento della campagna