Come raccolgo il consenso all'open tracking?

Se la policy sul consenso all'open tracking è attiva, vengono tracciati solo i contatti che hanno dato esplicitamente il proprio consenso. Questa guida spiega come raccogliere tale consenso: per le nuove iscrizioni, tramite la pagina del profilo, attraverso i propri sistemi e per i contatti provenienti da un'altra piattaforma.

Per maggiori chiarimenti sulla policy di consenso in sé, consulta Impostazioni di tracciamento.

Perché serve un consenso separato per l'open tracking?

Chi si iscrive alle tue email dà il permesso di ricevere email. L'open tracking è una finalità distinta: registrare se e quando qualcuno apre un'email. In alcuni Paesi, come la Francia e l'Italia, è richiesto un consenso separato per questo scopo. Decidi tu se attivare la policy sul consenso all'open tracking, in base ai Paesi in cui operi e alle tue valutazioni legali. Consulta Impostazioni di tracciamento.

Se attivi la policy, il contatto ha la possibilità di ricevere email senza pixel di tracciamento. Si tratta di una scelta valida. Questi contatti riceveranno regolarmente le tue campagne. Se desideri comunque misurare il rendimento delle tue email, puoi chiedere il consenso usando le modalità indicate di seguito.

I tre valori e l'origine di una scelta

Ogni contatto dispone di un campo per il consenso all'open tracking con uno dei seguenti tre valori: Sì, No o Non impostato. Il registro dei consensi nella scheda del contatto mostra per ogni modifica la data e l'ora (in UTC), il nuovo valore, l'origine della scelta e una breve nota.

L'origine della scelta non coincide con la sorgente del contatto stesso (consulta Informazioni sulle sorgenti). Per il consenso, Flexmail prevede sei origini fisse: modulo di opt-in, campagna, pagina del profilo, API, importazione e manuale.

Valgono sempre due regole:

Un "No" esplicito non può essere sovrascritto da un'importazione, da una chiamata API o da un'altra origine esterna. Solo il destinatario stesso può modificarlo.
Un valore vuoto non sovrascrive mai un "Sì" o un "No" esistente. Un valore vuoto non costituisce una dichiarazione.

1. Tramite il modulo di opt-in (nuove iscrizioni)

Non appena attivi la policy di consenso, Flexmail aggiunge automaticamente una casella di spunta per il consenso al tracciamento nei tuoi moduli di opt-in presenti in Flexmail, in base al principio del massimo sforzo. I moduli creati successivamente mostrano subito questa casella. Non devi fare nulla. La casella non compare finché l'open tracking rimane disattivato, anche se la policy è attiva.

La casella non è selezionata per impostazione predefinita, non può essere preselezionata e non può essere rimossa finché la policy rimane attiva. Il testo è fornito da Flexmail e non è modificabile:

Facci sapere quando apri le nostre email Usiamo una piccola immagine invisibile nell'email (chiamata anche pixel di tracciamento) per vedere la data e l'ora in cui la apri. Questo ci aiuta a capire quali email ti sono utili. È facoltativo: se non selezioni questa casella, riceverai comunque le nostre email, ma senza questo tracciamento.

Chi si iscrive senza selezionare la casella viene aggiunto normalmente come contatto, con il consenso all'open tracking impostato su "No". La casella selezionata imposta invece il valore su "Sì". Entrambe le scelte ricevono come origine "modulo di opt-in".

Attenzione: poiché i moduli di Flexmail funzionano con il double opt-in, la scelta viene registrata solo nel momento in cui il contatto conferma l'email di conferma. Un'iscrizione mai confermata non registra alcun consenso.

Un contatto esistente che si iscrive di nuovo

Se un contatto già esistente si iscrive nuovamente tramite un modulo di opt-in, deve confermare di nuovo l'iscrizione tramite l'email di conferma. Fino a tale conferma, il valore attuale, il comportamento del pixel e il registro dei consensi restano invariati.

Il valore può cambiare da "Sì" a "No" e da "No" a "Sì". Un contatto con "Sì" che non seleziona la casella durante una nuova iscrizione riceverà quindi "No".
Viene creata una nuova voce di registro solo se il valore è diverso da quello attuale.
Il valore non torna mai a "Non impostato". Un'iscrizione priva di informazioni sulla casella di spunta lascia invariato il valore attuale.

Un modulo copiato sul tuo sito web

Se hai copiato l'HTML di un modulo sul tuo sito web, separatamente dallo script, quella versione rappresenta una copia del modulo così com'era al momento della copia. Tale copia non segue le successive modifiche della tua policy. Se desideri mostrare la casella su quella copia, copia nuovamente il codice del modulo dopo aver attivato la policy.

Le iscrizioni tramite tale copia vengono elaborate allo stesso modo di tutte le altre: se l'iscrizione contiene un valore per il consenso al tracciamento, Flexmail lo elabora. Se non contiene alcun valore, un nuovo contatto riceve "Non impostato" e un contatto esistente mantiene il proprio valore attuale. In questo caso non viene registrato alcun rifiuto.

2. Tramite la pagina del profilo (gestione autonoma da parte del destinatario)

Le email con il piè di pagina standard di Flexmail, che contiene il link di disiscrizione o il link al profilo, includono il link "Gestisci preferenze di tracciamento". Il link apre la pagina del profilo del destinatario. Lì il destinatario sceglie se ricevere le email con o senza open tracking. Il rifiuto non influisce sulla ricezione delle email. Consulta la sezione La pagina del profilo del destinatario più avanti.

3. Tramite API o Zapier (i tuoi sistemi)

Se gestisci i contatti in un CRM o in un modulo proprietario, puoi trasmettere il consenso tramite l'API:

API Contatti: gli endpoint per la creazione, l'aggiornamento e la lettura supportano il campo con i valori Yes, No e Not set. È necessario inserire un timestamp. Flexmail lo conserva come data di origine dichiarata e annota a parte il momento esatto in cui ha ricevuto la richiesta. Un timestamp futuro o precedente alla data di creazione del contatto viene rifiutato.
API Opt-in: puoi indicare un parametro facoltativo per il consenso al tracciamento. Poiché la chiamata attiva un'email di conferma per il double opt-in, la scelta viene registrata e marcata temporalmente solo quando il contatto conferma l'iscrizione. Se ometti il parametro, un nuovo contatto riceve "Not set" e non "No", poiché l'API non garantisce che al contatto sia mai stata mostrata una domanda sul tracciamento. Conserva autonomamente il testo del modulo mostrato al contatto.
Regole: un valore "No" viene sempre impostato e vale come revoca esplicita. Un valore "Yes" per un contatto con un "No" esistente viene rifiutato. L'invio di "Not set" su un "Yes" o un "No" esistente viene rifiutato. Una richiesta non valida restituisce un messaggio di errore chiaro.
Origine: ogni modifica tramite API riceve come origine "API". Non puoi impostare questa origine manualmente. Anche le integrazioni con Zapier vengono registrate come "API".
Webhook: a ogni modifica del consenso, Flexmail invia un evento webhook contenente il valore precedente, il nuovo valore, la data e l'ora e l'origine.
L'API salva i valori anche se la policy non è attiva o l'open tracking è disattivato. I valori "Yes" o "Not set" diventano operativi solo quando la policy è attiva, mentre un "No" esplicito funziona subito, purché l'open tracking sia attivo.

Attenzione: Flexmail non può verificare la validità del consenso ricevuto tramite API o importazione. La responsabilità resta interamente tua, come indicato anche nella documentazione del prodotto.

Contatti esistenti da un'altra piattaforma

Se importi contatti che hanno già fornito altrove il consenso al tracciamento, puoi includere tale consenso durante l'importazione.

Cosa può e cosa non può convalidare Flexmail

Flexmail non può verificare la validità del consenso raccolto esternamente. Quando indichi la presenza di un consenso, ti assumi, in qualità di amministratore dell'account, la responsabilità che tale consenso sia corretto e dimostrabile. Flexmail registra l'importazione come origine, ma non può verificarne il contenuto o la validità.

Durante l'importazione di un file di contatti puoi comunicare il consenso al tracciamento in due modi. Flexmail elabora sempre il campo di consenso, anche se la policy di consenso è inattiva o l'open tracking è disattivato.

Tramite una colonna dedicata al consenso nel tuo file.

Collega la colonna al campo "Consenso open tracking" durante la mappatura dei campi. Trovi questa voce tra i campi di contatto. L'elaborazione per ciascuna riga funziona come segue:

Puoi usare i valori "Yes", "No" e "Not set", sia in maiuscolo che in minuscolo. Gli spazi prima o dopo il valore vengono ignorati.
Una cella vuota non rappresenta un valore: un nuovo contatto parte da "Not set" e un contatto esistente mantiene il proprio consenso. Questa situazione non genera messaggi di errore.
Un valore diverso da "Yes", "No" o "Not set" comporta il rifiuto dell'intera riga. Il contatto non viene creato né aggiornato. La riga compare nel file degli errori dell'importazione, insieme al valore presente nel file di origine. Le altre righe vengono regolarmente importate.
I valori "Yes" o "No" vengono applicati a un contatto impostato su "Not set". Il valore "No" viene applicato anche a un contatto impostato su "Yes". Un valore identico al consenso attuale non produce modifiche.
Il valore "Yes" per un contatto con un "No" esplicito, e il valore "Not set" per un contatto con "Yes" o "No", non vengono applicati. Il consenso rimane invariato. Il resto della riga viene comunque importato e la riga risulta tra quelle importate.
Se lo stesso contatto compare in più righe con valori diversi, prevale il valore "No".

Tramite il passaggio di importazione dedicato.

Se non hai mappato una colonna per il consenso, Flexmail mostra un passaggio separato nella procedura guidata di importazione, subito dopo la scelta di sorgente e lingua e prima degli interessi. Il passaggio compare anche se la policy di consenso non è attiva. In tal caso, compare una nota aggiuntiva che segnala che la policy non è ancora attiva. Puoi scegliere una tra due opzioni:

Importa senza consenso al tracciamento (predefinito): un nuovo contatto parte da "Not set" e un contatto esistente mantiene il proprio consenso.
Importa con consenso al tracciamento: disponibile solo se confermi esplicitamente che esiste un consenso valido e documentato al di fuori di Flexmail, e che Flexmail non può convalidarlo. Tutti i contatti nel file privi di un "No" esplicito vengono impostati su "Yes". I contatti con un "No" esplicito mantengono tale valore.

Attenzione: tramite il passaggio di importazione dedicato puoi impostare solo "Yes", non "No". Se desideri importare contatti con un rifiuto esplicito, usa una colonna dedicata al consenso all'interno del file.

Attenzione: un "No" esplicito impostato tramite importazione elimina definitivamente i singoli eventi di apertura di quel contatto, anche se la policy è inattiva o l'open tracking è disattivato. La schermata di analisi indica quanti contatti hanno il valore "No" e segnala questa cancellazione prima dell'avvio dell'importazione.

Cosa vedi dopo l'importazione

Al termine dell'analisi, Flexmail mostra quanti contatti presentano un valore di consenso non valido. Questi contatti rientrano nel conteggio dei contatti non validi e nel file scaricabile.

Non appena l'importazione e la cancellazione dei dati storici di apertura sono completate, ricevi l'email di riepilogo "Your import is ready". Il messaggio riporta:

nel riquadro "Warnings and errors": quante righe presentano un valore di consenso non valido (incluse nel totale delle righe con dati non validi e in "Download all rows with invalid data")
nel riquadro "Open tracking consent": quanti nuovi contatti sono stati creati con "Not set", quanti contatti sono stati impostati su "Yes", quanti contatti hanno mantenuto "No" e quanti contatti sono passati a "No", con la cancellazione definitiva dei loro dati storici di apertura

Ciascuna riga informativa compare solo se il conteggio è superiore a 0.

Ogni modifica del consenso generata dall'importazione riceve una voce nel registro dei consensi con origine "Import". La nota indica "Imported via consent column" per un valore non vuoto proveniente da una colonna mappata (compreso "Not set"), "Bulk import confirmation" per "Importa con consenso al tracciamento" e "Imported without consent confirmation" per una cella vuota o in assenza di una colonna mappata per il consenso.

Cosa importare per i contatti esistenti: "Yes", "No" o "Not set"?

La scelta tra "Yes", "No" e "Not set" durante l'importazione non è neutrale. Produce conseguenze dirette sulla gestione dei dati storici di apertura da parte di Flexmail e sul tuo inquadramento giuridico.

Importare "Yes" significa dichiarare che tali contatti hanno fornito un consenso dimostrabile all'open tracking. Questa scelta è valida solo se hai effettivamente raccolto, documentato e puoi comprovare tale autorizzazione.

Importare "Not set" significa che non esiste uno storico del consenso. I contatti con "Not set" non ricevono il pixel di tracciamento finché la policy rimane attiva, ma i loro dati storici di apertura non vengono rimossi.

Importare "No" significa registrare un rifiuto esplicito. I contatti con "No" non ricevono il pixel e i loro eventi storici di apertura vengono rimossi in modo permanente. È la scelta più drastica, ma anche la più trasparente nel caso in cui non sia mai stato chiesto il consenso.

Quando conviene valutare l'importazione di "No"?

Se hai contatti in Francia o in Italia a cui non hai mai segnalato l'open tracking, oppure se il periodo di transizione è trascorso senza alcun intervento, i dati storici di apertura di tali contatti poggiano su basi giuridiche fragili. In questo caso, l'importazione con "No" rappresenta la decisione più corretta: prendi atto dell'assenza di un consenso valido e rimuovi i dati raccolti in sua mancanza.

Si tratta di una decisione importante, poiché la rimozione è irreversibile.

Support tip: Flexmail fornisce gli strumenti tecnici per registrare correttamente il consenso e gestire i dati storici. Il valore corretto per la tua situazione dipende dal consenso già ottenuto e dal livello di trasparenza adottato verso i contatti. Consulta il tuo ufficio legale o il tuo DPO prima di prendere questa decisione.

Ogni esportazione di contatti include automaticamente il campo relativo al consenso all'open tracking (Yes / No / Not set) e la data di creazione del contatto in Flexmail. Non occorre configurare nulla. I nomi delle colonne e i valori corrispondono a quelli del file di importazione. In questo modo puoi verificare chi ha dato il consenso, chi lo ha rifiutato e chi non ha ancora espresso una scelta.

Checklist: sono pronto per la conformità sul consenso all'open tracking?

Usa questo elenco come riferimento. Ciascun punto rappresenta un'operazione da completare prima della scadenza.

☐ La policy sul consenso all'open tracking è attiva in Impostazioni > Tracciamento
☐ I miei moduli di opt-in includono la casella di spunta per il consenso al tracciamento (l'operazione avviene in automatico all'attivazione nei moduli standard, ma è consigliabile fare una verifica anche sul sito web)
☐ Sono consapevole che i contatti che non esprimono una scelta restano impostati su "Not set" e non ricevono il pixel di tracciamento
☐ Ho verificato che i contatti acquisiti tramite importazione siano configurati correttamente

Passaggi successivi

Come leggere i report quando la policy di consenso è attiva?: come cambiano tassi di apertura, percentuale di clic e CTOR
Impostazioni di tracciamento: panoramica delle opzioni disponibili e delle loro combinazioni