Iniziare con i flussi di lavoro

I flussi di lavoro sono scenari automatizzati che vengono eseguiti in background nell'account Flexmail. Una volta configurati, si eseguono automaticamente ogni volta che si verifica il trigger definito, senza alcun intervento manuale. Un contatto si iscrive, clicca su un link, compila un modulo, raggiunge una data o soddisfa una condizione, e il flusso di lavoro si attiva.

Usati correttamente, i flussi di lavoro inviano l'email giusta al contatto giusto esattamente al momento giusto, su scala, senza sforzo manuale continuo.

Perché usare i flussi di lavoro?

Il principale valore aggiunto dei flussi di lavoro è che eseguono un'azione automaticamente ogni volta che viene attivata dal comportamento dei contatti, dalle loro interazioni con la campagna o da altri eventi. Operano, secondo regole pre-create, in background, senza necessità di intervento nel momento. Con i flussi di lavoro, le campagne non dormono mai.

Esistono numerose possibilità quando si utilizzano i flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile inviare messaggi di benvenuto ai nuovi iscritti, email di compleanno, messaggi correlati a eventi come promemoria e sondaggi dopo che un evento è passato, informazioni aggiuntive su alcuni prodotti in base ai link su cui hanno cliccato i contatti e molto altro ancora. I flussi di lavoro sono sempre una buona idea per intraprendere le azioni necessarie per ogni fase del ciclo di marketing.

Cosa possono fare i flussi di lavoro

  • Inviare un'email di benvenuto nel momento in cui qualcuno si iscrive.
  • Fare un follow-up automatico quando un contatto clicca su un link specifico in una campagna.
  • Inviare un'email di compleanno ogni anno in base a un campo data.
  • Avvisare il team di vendita quando un contatto compila un modulo di contatto.
  • Guidare i nuovi contatti attraverso una serie di email di onboarding nell'arco di diverse settimane.
  • Rimuovere i contatti dal database quando soddisfano criteri specifici di inattività.

Come è strutturato un flusso di lavoro

Ogni flusso di lavoro è composto da blocchi disposti in sequenza. Esistono cinque tipi:

  • Blocco di avvio: definisce chi entra nel flusso di lavoro e cosa attiva l'ingresso.
  • Blocco di invio: invia una campagna, un SMS o una notifica interna a un membro del team.
  • Blocco di attesa: mette in pausa il flusso di lavoro per un tempo stabilito o fino al verificarsi di una condizione specifica.
  • Blocco if/else: divide il flusso di lavoro in due percorsi in base a una condizione.
  • Blocco contatto: apporta modifiche a un contatto.

Si collegano questi blocchi per formare un flusso che corrisponde allo scenario. Il flusso di lavoro elabora quindi ogni contatto individualmente mentre avanza al suo interno.

Quando i flussi di lavoro hanno senso

I flussi di lavoro sono più preziosi quando la stessa sequenza di azioni deve ripetersi per contatti diversi, attivata dal loro comportamento individuale. Un'email di benvenuto che viene inviata a ogni nuovo iscritto è un flusso di lavoro perfetto. Una campagna una tantum che si sta inviando questo venerdì non lo è — quella è una campagna pianificata.

Consiglio del supporto Iniziare in modo semplice. Il primo flusso di lavoro non deve essere elaborato — una singola email di benvenuto attivata da una nuova iscrizione è già enormemente preziosa. Acquisire fiducia con scenari semplici prima di passare a sequenze multi-step.

Prima di iniziare: lista di controllo della pianificazione

Un flusso di lavoro è efficace quanto la pianificazione che lo sostiene. Lavorare attraverso questi quattro passaggi prima di aprire il costruttore di flussi di lavoro permetterà di risparmiare significativo lavoro di rifacimento in seguito.

Passo 1: Definire l'obiettivo

Cosa si desidera che il flusso di lavoro raggiunga? Essere specifici. "Inviare un'email di benvenuto" è un obiettivo. "Migliorare il coinvolgimento" non è abbastanza specifico per progettare un flusso di lavoro.

Obiettivi comuni dei flussi di lavoro:

  • Accogliere i nuovi iscritti e presentare il brand.
  • Fare un follow-up sui contatti che hanno cliccato su un link specifico in una campagna.
  • Registrare e confermare i partecipanti a un evento.
  • Ricordare ai contatti un rinnovo o una data di scadenza imminente.
  • Notificare le vendite quando un lead compie un'azione qualificante.
  • Re-engaggiare i contatti che non hanno aperto un'email da 90 giorni.

Passo 2: Definire il pubblico

Chi dovrebbe entrare in questo flusso di lavoro? Pensare a:

  • Cosa attiva l'ingresso: l'invio di un modulo, il clic su un link, una data, un'iscrizione a un interesse?
  • Ci sono condizioni che dovrebbero escludere alcuni contatti anche se soddisfano il trigger?
  • Si desidera che i contatti esistenti entrino, o solo quelli nuovi da questo momento in poi?

Passo 3: Tracciare la sequenza

Prima di costruire in Flexmail, abbozzare il flusso su carta o in un semplice diagramma. Scrivere ogni passaggio in ordine: trigger, poi ogni email o azione, con i tempi di attesa e qualsiasi ramo if/else. Questo rende la costruzione molto più veloce e aiuta a individuare le lacune nella logica prima che causino problemi.

Consiglio del supporto Mantenere ogni flusso di lavoro focalizzato su un unico obiettivo. Se ci si trova a disegnare uno scenario molto lungo e complesso, considerare di dividerlo in due o tre flussi di lavoro più piccoli. I flussi di lavoro più semplici sono più facili da testare, eseguire il debug e adattare.

Passo 4: Preparare il contenuto

Ogni blocco di invio nel flusso di lavoro necessita di un messaggio. Creare e rivedere tutti i messaggi che si utilizzeranno prima di attivare il flusso di lavoro. Verificare che:

  • Ogni messaggio abbia uno scopo chiaro nella sequenza.
  • I segnaposto di personalizzazione siano corretti e abbiano fallback testati.
  • I link funzionino correttamente e puntino alle destinazioni giuste.
  • La versione testo sia presente su ogni messaggio.

Errori comuni da evitare

  • Attivare un flusso di lavoro prima che tutti i messaggi referenziati siano pubblicati e verificati. Un flusso di lavoro non può inviare un messaggio che non esiste.
  • Inserire tutto in un unico grande flusso di lavoro. I flussi di lavoro lunghi con molti rami sono più difficili da testare, eseguire il debug e mantenere. Un flusso di lavoro per obiettivo è un approccio migliore.
  • Dimenticare i contatti esistenti. Per impostazione predefinita, solo i nuovi contatti che soddisfano il trigger entreranno nel flusso di lavoro. Se si desidera includere i contatti esistenti, spuntare l'opzione nelle impostazioni del blocco di avvio.
  • Non pensare alla condizione di uscita. Ogni contatto che entra in un flusso di lavoro ha bisogno di un modo logico per uscirne. Consultare "Quando interrompere la campagna di automazione" per le tecniche.

Passi successivi

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