Best practice per i flussi di lavoro

I flussi di lavoro ben progettati funzionano in modo affidabile per anni con una manutenzione minima. Quelli pianificati male producono risultati inaspettati, diventano difficili da diagnosticare e gradualmente perdono rilevanza. La differenza dipende da una manciata di abitudini applicate in modo coerente fin dall'inizio.

Iniziare con l'intero percorso del contatto

Prima di creare singoli flussi di lavoro, mappare l'intero arco della relazione con il contatto. Cosa succede dal momento in cui qualcuno si iscrive al momento in cui diventa un cliente fedele, o abbandona? Identificare i momenti chiave in cui la comunicazione automatizzata aggiunge valore e pianificare i flussi di lavoro attorno a quei momenti.

Scenari da costruire per la maggior parte delle aziende:

  • Benvenuto, ogni nuovo iscritto riceve una calorosa introduzione al brand.
  • Onboarding, guidare i nuovi clienti attraverso la loro prima esperienza con il prodotto o servizio.
  • Coinvolgimento, seguire i contatti che mostrano segnali di intento (clic sui link, compilazione di moduli).
  • Rinnovi, ricordare ai contatti prima dei rinnovi degli abbonamenti, delle scadenze dei contratti o degli eventi annuali.
  • Re-engagement, raggiungere i contatti che non hanno aperto per diversi mesi prima che si raffreddino completamente.
  • Post-evento, seguire diversamente i partecipanti e i non partecipanti.

Pianificare su carta prima di aprire il builder

La cosa più utile che si può fare prima di aprire il builder del flusso di lavoro è abbozzare il flusso su carta. Scrivere il trigger in cima, poi ogni passaggio in ordine — email, attese, condizioni — con frecce che mostrano i percorsi. Un abbozzo di cinque minuti previene ore di ricostruzione.

Mantenere anche un documento di denominazione condiviso con il team che elenca tutti i nomi dei flussi di lavoro, degli interessi e dei campi. Quando tutti lavorano dallo stesso riferimento, i flussi di lavoro rimangono coerenti e l'account rimane navigabile mesi dopo.

Mantenere i flussi di lavoro focalizzati e brevi

I flussi di lavoro lunghi con molti rami sono allettanti. In pratica, diventano fragili. Un piccolo cambiamento in una parte del flusso può avere conseguenze inaspettate più avanti, e quando qualcosa si rompe o ha prestazioni scarse è molto più difficile da diagnosticare.

Un approccio migliore: creare diversi flussi di lavoro più brevi e focalizzati piuttosto che uno lungo. Ogni flusso di lavoro serve un obiettivo chiaro. Questo li rende più facili da testare, più facili da aggiornare e più facili da interpretare quando si torna ad essi sei mesi dopo.

Nominare tutto chiaramente

I nomi dei flussi di lavoro, i nomi delle campagne all'interno dei flussi di lavoro e i nomi degli interessi a cui fanno riferimento i flussi di lavoro dovrebbero essere tutti denominati in modo che abbia senso senza contesto. "Email serie benvenuto 1, iscritto" è meglio di "Email 1". "Cliccato vini rossi, venditore di vini" è meglio di "Interesse 4".

Se un collega deve interpretare il flusso di lavoro senza doverlo chiedere, la denominazione ha fatto il suo lavoro.

Rendere i flussi di lavoro adattivi

I flussi di lavoro più efficaci non si limitano a inviare email — si adattano in base a ciò che i contatti fanno effettivamente. Usare blocchi if/else per verificare i segnali di comportamento e instradare i contatti di conseguenza. Un contatto che ha cliccato sul link del prodotto riceve un follow-up diverso rispetto a uno che non lo ha fatto. Un contatto che si è registrato all'evento non ha bisogno del promemoria.

Questo richiede che il tracciamento dei link sia configurato nei messaggi di campagna e che gli interessi siano assegnati dove pertinente. L'investimento iniziale ripaga in una comunicazione significativamente più pertinente nel tempo.

Usare le notifiche interne

I flussi di lavoro non servono solo per inviare email ai contatti. L'azione di notifica interna consente di avvisare il team quando un contatto compie un'azione qualificante. Quando un contatto compila il modulo di contatto, il team di vendita riceve una notifica immediata. Quando un contatto clicca sul link della pagina dei prezzi, qualcuno viene avvisato.

Questo colma il divario tra il marketing automatizzato e il follow-up umano — il momento che spesso fa la differenza nella conversione.

Pensare alle condizioni di uscita

Ogni flusso di lavoro ha bisogno di un'uscita logica. Cosa succede a un contatto che completa l'obiettivo — fa l'acquisto, si registra all'evento, risponde al rappresentante di vendita? Se continua a ricevere la sequenza di nurture dopo la conversione, l'esperienza è negativa e i costi di invio aumentano inutilmente.

Usare blocchi if/else per verificare i segnali di conversione e instradare i contatti convertiti verso un blocco Fine anticipatamente. Si consulti "Quando fermare la campagna di automazione" per tecniche specifiche.

Testare prima di attivare

Usare un piccolo gruppo di test interno — indirizzi email dei colleghi aggiunti come contatti — per eseguire il flusso di lavoro prima che vada in produzione. Seguire un contatto di test attraverso ogni percorso, inclusi entrambi i rami di ogni blocco if/else. Verificare che ogni email arrivi, che ogni blocco di attesa si attivi correttamente e che ogni condizione indirizzi come previsto.

Monitorare dopo il lancio

Verificare i risultati del flusso di lavoro nella prima settimana dopo l'attivazione. Guardare quanti contatti sono in ogni blocco, se alcuni contatti sono bloccati e se le campagne stanno performando come previsto. I problemi individuati precocemente sono molto più facili da risolvere rispetto a quelli scoperti tre mesi dopo.

Consiglio del supporto Pianificare una revisione trimestrale di tutti i flussi di lavoro attivi. Verificare se i loro obiettivi sono ancora rilevanti, se i messaggi sono ancora aggiornati e se i contatti che vi entrano sono il pubblico giusto. I flussi di lavoro configurati anni fa spesso continuano a funzionare molto tempo dopo essere diventati obsoleti.

Errori comuni da evitare

  • Creare un grande flusso di lavoro quando tre più piccoli sarebbero più chiari e sicuri da mantenere.
  • Usare nomi vaghi per flussi di lavoro, messaggi e interessi. La denominazione poco chiara è la causa principale di confusione durante la revisione o la modifica dei flussi di lavoro in seguito.
  • Attivare senza testare tutti i rami. Un percorso del flusso di lavoro che sembra corretto nel builder potrebbe comportarsi diversamente in pratica, specialmente le condizioni if/else.
  • Non rivedere mai i flussi di lavoro attivi. I messaggi diventano obsoleti, gli interessi vengono rinominati, i prodotti vengono interrotti. Pianificare le revisioni.

Passi successivi

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