Caricare e gestire file calendario (ICS)

Caricare file ICS nella libreria multimediale e collegarli nelle email consente ai destinatari di aggiungere i dettagli dell'evento al calendario con un clic. Questo articolo spiega come caricare, gestire e usare i file ICS nelle campagne.

Cosa sono i file ICS e perché sono utili?

I file ICS sono file calendario che contengono informazioni sull'evento come data, ora, luogo e descrizione. Quando qualcuno clicca su un link a un file ICS, l'app calendario si apre automaticamente con tutti i dettagli già compilati.

Perché questo è importante: le persone che hanno eventi nel calendario ricevono promemoria automatici dall'app calendario. Questo riduce significativamente le assenze rispetto al semplice inserimento di una data nell'email.

Cosa serve per iniziare?

Prima di iniziare, assicurarsi di avere:

Accesso all'Email Builder
Un file ICS valido dell'evento
Spazio di archiviazione sufficiente nella libreria multimediale

Consiglio del supporto:

È necessario creare il file ICS autonomamente prima di poterlo caricare. Programmi come Outlook e Apple Calendar consentono di esportare eventi come file ICS. In alternativa, è anche possibile usare generatori ICS online gratuiti.

Caricare file ICS nella libreria multimediale

Passaggio 1: aprire la libreria multimediale

Navigare alla libreria multimediale dove vengono caricati tutte le altre immagini e file tramite Account → Impostazioni → Libreria multimediale.

Passaggio 2: caricare il file ICS

Cliccare sul pulsante per caricare un nuovo file
Selezionare il file ICS dal computer
Il sistema verifica automaticamente se il file ha una struttura valida

Importante

Il file ICS deve contenere i seguenti elementi per essere accettato:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
BEGIN:VEVENT
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Se il file non soddisfa questi requisiti, verrà visualizzato il messaggio: "Caricamento non riuscito"

Passaggio 3: riconoscere il file ICS nella libreria

Dopo il caricamento, il file ICS appare nella libreria multimediale con un'icona calendario ben visibile. Il tipo di file è visualizzato come "Calendario" o "ICS". Facoltativamente filtrare su 'file' per trovarlo facilmente.

Aggiungere un file ICS all'email

Ora che il file ICS è nella libreria multimediale, è possibile collegarlo nelle campagne.

Passaggio 1: creare il messaggio nell'Email Builder

Aprire l'Email Builder e iniziare a comporre il messaggio.

Passaggio 2: aggiungere un elemento per il file calendario

È possibile aggiungere un link "File" a:

CTA (pulsanti)
Testo (ad esempio "Aggiungi al calendario")
Immagini

Trascinare l'elemento desiderato nel messaggio.

Passaggio 3: aggiungere un link e selezionare "File" come tipo di link

Cliccare sull'elemento a cui si vuole aggiungere il link
Cliccare su "Aggiungi link" nel pannello di configurazione sul lato destro
Selezionare "File" come tipo di link
Cliccare sul pulsante "Media" per aprire la libreria multimediale

Passaggio 4: scegliere il file ICS

Selezionare il file ICS corretto dall'elenco e cliccare su "Inserisci file".
Verrà visualizzato il nome del file come conferma della scelta.

Applicare il filtro "Mostra documenti" in alto per trovare il file ICS più rapidamente.

Organizzare e gestire i file calendario

Cercare e filtrare i file

Per i file ICS e tutti gli altri file multimediali, è possibile:

Cercare per nome
Filtrare per tipo "Documenti"
Organizzare in cartelle

Rinominare o eliminare file

È possibile rinominare o eliminare file ICS come qualsiasi altro file nella libreria multimediale:

Cliccare sul file da modificare
Scegliere "Rinomina" o "Elimina"
Confermare l'azione

Attenzione - Se si elimina un file ICS già usato in una campagna inviata, il link in quella campagna continuerà a funzionare.

Consigli pratici e best practice

Rendere i link al calendario chiaramente riconoscibili

Le persone devono capire immediatamente cosa succede quando cliccano. Usare quindi pulsanti o link con testo come:

📅 Aggiungi al calendario
Salva questa data
Metti nel calendario

Testare il file ICS prima di caricarlo

Aprire il file ICS nella propria app calendario prima di caricarlo su Flexmail.

In questo modo si verifica se:

La data e l'ora sono corrette
Il fuso orario è corretto
Luogo e descrizione sono correttamente compilati

Usare nomi di file chiari

Assegnare ai file ICS nomi logici come "Webinar_LancioProduct_Gen2026.ics" invece di "event1.ics". Questo facilita la scelta del file corretto quando si gestiscono più eventi.

Tracciare il coinvolgimento

Sebbene non sia possibile vedere direttamente chi ha aggiunto l'evento al calendario, è possibile tracciare il coinvolgimento nei report delle campagne. Un alto tasso di clic sul link al calendario è un buon indicatore di coinvolgimento.

Errori comuni da evitare

Il file ICS mostra un'icona errata nella libreria multimediale

Cosa sta succedendo: L'icona è determinata in base al tipo di file. Solo un file .ics visualizzerà un'icona calendario.

Soluzione: Rinominare il file in modo che abbia l'estensione .ics prima del caricamento. Se il file è già stato caricato, eliminarlo e caricarlo di nuovo con l'estensione corretta.

Il file non si carica con il messaggio di errore "Tipo di file non supportato"

Cosa sta succedendo: il file calendario potrebbe non avere il formato corretto. Sono supportati solo i file calendario con estensione *.ics.

Soluzione: scegliere sempre il tipo di file ICS quando si salvano, esportano o generano file calendario.

Il file non si carica con il messaggio di errore "caricamento non riuscito"

Cosa sta succedendo: il file ICS potrebbe essere privo di uno o più elementi richiesti nella struttura.

Soluzione: aprire il file ICS in un editor di testo e verificare se contiene le seguenti righe:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
BEGIN:VEVENT
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Se qualcuna di queste è mancante, è necessario rigenerare il file ICS con l'app calendario o un generatore ICS online.

Consiglio del supporto

In caso di problemi, testare con un file ICS limitato che contiene solo un singolo evento e solo informazioni di base. Se funziona, aggiungere gradualmente i dettagli aggiuntivi desiderati per identificare la parte problematica.

Serve assistenza? Inviare il file calendario a support@flexmail.be e verrà fornito il supporto necessario!

Il link al calendario scarica il file ma non apre un'app calendario

Cosa sta succedendo: questo comportamento dipende dal client email e dal dispositivo del destinatario.

Cosa sapere: con alcuni client webmail (come Gmail in un browser) il file ICS viene scaricato, dopodiché l'utente deve importarlo manualmente. Questo è un comportamento normale e non un problema di Flexmail.

L'evento appare nel fuso orario sbagliato nei calendari dei destinatari

Cosa sta succedendo: le impostazioni del fuso orario nel file ICS non sono configurate correttamente.

Soluzione: questo non è un problema di Flexmail ma una configurazione del file ICS stesso. Rigenerare il file ICS con le informazioni corrette sul fuso orario. Testare il file al di fuori di Flexmail inviandolo a sé stessi e verificando se si apre correttamente.

Cosa fare adesso

Ora che si sa come caricare e gestire i file ICS, è possibile:

Iniziare subito:

Creare un file ICS per il prossimo evento
Caricarlo nella libreria multimediale
Aggiungere un pulsante "Aggiungi al calendario" alla prossima campagna

Esplorare ulteriormente:

Consultare il manuale del nuovo Email Builder per opzioni di link più avanzate
Imparare come creare pulsanti di invito all'azione efficaci
Scoprire come organizzare la libreria multimediale in modo efficiente

Applicare le best practice:

Testare il primo link al calendario inviando una campagna di test a sé stessi. Cliccare sul link e verificare se l'evento viene aggiunto correttamente al calendario. Solo allora inviare all'intero pubblico target.

Domande frequenti

I file ICS contano nel limite di archiviazione?

Sì, i file ICS contano nel limite di archiviazione standard della libreria multimediale, proprio come le immagini e i file PDF.

Posso modificare i dettagli dell'evento dopo aver inviato l'email?

Il file ICS nell'email inviata è statico. Se i dettagli dell'evento cambiano, è necessario caricare un nuovo file ICS e inviare un'email di aggiornamento ai destinatari. Ad esempio, indicare "Dettagli evento aggiornati" nella riga dell'oggetto.

Funziona con tutte le app calendario?

Sì, ICS è un formato standard del settore che funziona con tutte le principali applicazioni calendario come Outlook, Google Calendar, Apple Calendar, Yahoo Calendar e la maggior parte delle altre.