Le mie email finiscono nello spam

Se una campagna finisce nella posta in arrivo o nella cartella spam dipende da molti fattori: le impostazioni del filtro spam del destinatario, la reputazione del dominio di invio, il contenuto del messaggio, la reputazione dell'IP di invio e altro ancora. Non esiste un'unica soluzione che garantisca il posizionamento in posta in arrivo, ma i passaggi seguenti affrontano le cause più comuni.

Passaggio 1: Configurare l'autenticazione email

L'autenticazione email è il singolo fattore più importante per la deliverability. Senza di essa, i server di posta riceventi non hanno modo di verificare che la campagna sia stata legittimamente inviata, e molti la indirizzeranno automaticamente allo spam.

Flexmail utilizza tre record di autenticazione: SPF, DKIM e DMARC. Questi sono record DNS aggiunti al dominio di invio.

Per verificare e configurare l'autenticazione:

• Andare su Impostazioni > Aggiungi o rimuovi mittenti
• Cliccare su "Configura autenticazione".
• In fondo alla pagina, generare le chiavi DKIM (lasciare il selettore come "flexmail").
• Cliccare su "Genera report" per scaricare un file di testo.
• Inviare quel file all'amministratore del dominio. Aggiungerà i record al DNS.
• Entro 24-48 ore, gli indicatori SPF, DKIM e DMARC nell'account diventeranno verdi.

Consiglio del supporto Se non si è sicuri di chi gestisce il DNS del dominio, di solito è lo stesso provider presso cui è stato registrato il dominio (Combell, Easyhost, TransIP, GoDaddy, One.com, ecc.) o il reparto IT.

Passaggio 2: Eseguire una verifica del messaggio

La verifica del messaggio integrata di Flexmail analizza il messaggio alla ricerca di comuni trigger di spam prima dell'invio. Aprire il messaggio e cliccare su Verifica messaggio per eseguirla.

Per un'analisi esterna più dettagliata, è possibile utilizzare mail-tester.com. Inviare una campagna di test all'indirizzo fornito e si riceverà un punteggio spam con un dettaglio dei problemi specifici da risolvere, come autenticazione mancante, problemi di contenuto o problemi con i link.

Passaggio 3: Esaminare la riga dell'oggetto

I filtri spam controllano attentamente le righe dell'oggetto. Evitare i seguenti elementi:

• Parole che attivano i filtri spam: "promozione", "saldo", "sconto", "gratis", "agisci ora", "offerta limitata" e termini commerciali simili.
• Parole in MAIUSCOLO.
• Punteggiatura eccessiva: più punti esclamativi o interrogativi.
• Troppi emoji.
• Oggetti fuorvianti o vaghi che non riflettono il contenuto dell'email.

Passaggio 4: Verificare il contenuto del messaggio

Il contenuto e la struttura del messaggio influenzano il punteggio spam.

Equilibrio testo e immagini

Puntare a circa 80% testo e 20% immagini. Un messaggio composto principalmente da immagini con poco testo è un segnale comune di spam, perché i filtri spam non riescono a leggere le immagini. Un messaggio interamente testuale va bene, ma interamente a immagini no.

Font e colori

Limitarsi a due o tre colori e due o tre font in totale. Contare i link ipertestuali e il testo in grassetto come elementi visivi. I messaggi eccessivamente decorati vengono segnalati dai filtri spam.

Testi alternativi

Aggiungere un testo alternativo a ogni immagine. Questo aiuta con la deliverability e garantisce anche che il messaggio sia leggibile per i destinatari il cui client email non carica automaticamente le immagini.

Aggiungere una versione testuale

Una versione testuale del messaggio migliora la deliverability e garantisce la leggibilità su dispositivi che non supportano l'HTML, come gli smartwatch. Per generarne una: cliccare sull'icona a ingranaggio accanto al messaggio, scegliere "Modifica versione testuale" e cliccare su Genera.

Passaggio 5: Verificare l'identità del mittente

Usare un nome mittente che identifichi chiaramente l'organizzazione. Se qualcuno si è iscritto alla newsletter sotto un nome e riceve email da un nome diverso, è probabile che le contrassegni come spam.

Assicurarsi che l'indirizzo mittente corrisponda al dominio che il pubblico riconosce. L'utilizzo di un indirizzo Gmail o Hotmail personale come indirizzo mittente per campagne di massa riduce significativamente la deliverability.

Passaggio 6: Verificare la frequenza di invio

L'invio di campagne giornaliere aumenta il rischio di segnalazioni spam e disiscrizioni. Le liste email inviate quotidianamente vengono segnalate dai filtri spam più velocemente di quelle settimanali o mensili. Lasciare un tempo adeguato tra le campagne e considerare se ogni invio sia genuinamente prezioso per il pubblico.

Campagne che non arrivano ai contatti interni

Se le campagne arrivano per i destinatari esterni ma non per le persone nella propria organizzazione (che utilizzano lo stesso dominio dell'indirizzo mittente), il problema è di solito la configurazione del server di posta aziendale.

Il server di posta interno potrebbe essere configurato per assumere di essere l'unico server autorizzato a inviare email dal proprio dominio. Quando Flexmail invia una campagna dall'indirizzo, il server interno la rifiuta come sospetta.

La soluzione è inserire nella whitelist l'intervallo di invio di Flexmail sul server di posta interno. Chiedere all'amministratore IT di consentire l'invio dal record SPF di Flexmail: spf.flexmail.eu. Questo approccio è più sicuro rispetto all'inserimento in whitelist di indirizzi IP fissi, perché gli intervalli IP di Flexmail possono cambiare nel tempo.

Attenzione Non inserire nella whitelist direttamente gli indirizzi IP di Flexmail a meno che il team IT non lo richieda specificamente. Usare invece spf.flexmail.eu, che si aggiorna automaticamente man mano che l'infrastruttura di Flexmail cambia.

GDPR I problemi di deliverability sono a volte causati dall'invio a contatti che non hanno dato il consenso appropriato. Se la lista contiene contatti acquistati o contatti vecchi senza consenso documentato, il tasso di segnalazioni spam sarà alto. Un alto tasso di segnalazioni danneggia permanentemente la reputazione di invio. Inviare solo ai contatti che si sono attivamente iscritti.

Errori comuni da evitare

Correggere il contenuto senza controllare prima l'autenticazione

L'autenticazione email ha un impatto maggiore sulla deliverability rispetto a qualsiasi modifica del contenuto. Verificare sempre che SPF, DKIM e DMARC siano verdi prima di dedicare tempo alla regolazione del messaggio.

Inviare una campagna di re-engagement per risolvere un problema di spam

Se le campagne finiscono già nello spam, inviarne di più non risolverà il problema. Risolvere prima la causa sottostante, poi riprendere l'invio.

Ignorare i tassi di segnalazioni spam nei report delle campagne

Un tasso di segnalazioni spam superiore allo 0,1% è un segnale d'allarme. Esaminare regolarmente i report. I contatti che contrassegnano le email come spam vengono automaticamente inseriti nella blacklist.

Passi successivi

• Si consulti "Convalida del mittente e autenticazione" per la configurazione tecnica completa di SPF, Sender ID e DKIM.
• Si consulti "Cosa rende una buona riga dell'oggetto?" per indicazioni su come scrivere oggetti con buone prestazioni.
• Si consulti "L'equilibrio tra immagini e testo" per le indicazioni sulla formattazione del messaggio.
• Si consulti "I vantaggi di una versione testuale di un messaggio" per capire perché una versione testuale è importante.