Migrare a Flexmail da un'altra piattaforma

Cambiare piattaforma email richiede pianificazione, ma non è così complesso come sembra quando si sa cosa aspettarsi. Questo articolo guida attraverso cosa è possibile portare dallo strumento attuale, cosa sarà necessario ricostruire, come la struttura di Flexmail si mappa ai concetti già noti e cosa fare nei primi giorni sulla piattaforma.

La cosa più importante da fare prima del primo invio è importare la lista di soppressione — i contatti che in precedenza si sono disiscritti o hanno generato bounce. Tutto il resto può essere fatto in parallelo. Saltare questo passaggio rischia di generare immediate segnalazioni spam, che danneggeranno la reputazione del mittente fin dal primo giorno.

Prima di migrare

Dalla piattaforma attuale, esportare quanto segue prima di cancellare o perdere l'accesso:

• I contatti attivi, con tutti i campi personalizzati, come CSV. Includere ogni colonna di dati che si desidera conservare: nome, azienda, lingua, eventuali dati di segmentazione.
• La lista di soppressione: contatti che si sono disiscritti, hanno generato hard bounce o sono stati contrassegnati come spam. Questa è l'esportazione più importante. Non saltarla.
• I modelli email, come file HTML o screenshot. Sarà necessario ricrearli nell'Email builder di Flexmail, e avere gli originali come riferimento risparmia tempo.
• La logica di automazione: documentare i flussi di lavoro esistenti — trigger, condizioni, azioni, tempistica — prima di perdere l'accesso. Si ricostruiranno in Flexmail, e avere degli appunti accelera significativamente il processo.
• Eventuali integrazioni: elencare gli strumenti attualmente connessi alla piattaforma email (CRM, e-commerce, webform) e annotare quali dati fluiscono tra di essi. Sarà necessario riconnetterli.

Importante Se si perde l'accesso alla piattaforma precedente prima di esportare la lista di soppressione, potrebbe non essere possibile ricostruirla. Inviare a contatti che si sono precedentemente disiscritti costituisce una violazione del GDPR e genera segnalazioni spam che danneggiano immediatamente la reputazione del mittente. Dare priorità a questa esportazione rispetto a tutto il resto.

Cosa è possibile portare

La lista di contatti

Qualsiasi dato di contatto che è possibile esportare come CSV può essere importato in Flexmail. Questo include indirizzi email, nomi e qualsiasi dato di campo personalizzato memorizzato. Durante l'importazione, si mappano le colonne del CSV ai campi nell'account Flexmail — sia i campi standard che esistono per impostazione predefinita, sia i campi personalizzati creati in anticipo.

Prima di importare, creare i campi di contatto personalizzati in Flexmail che corrispondono alle colonne di dati che si stanno portando. Si consulti 'Campi di contatto' per come configurarli.

La lista di soppressione

I contatti che si sono disiscritti, gli hard bounce e i segnalatori di spam possono essere importati direttamente nella blacklist Flexmail. Flexmail consente di importare un CSV di indirizzi specificamente nella blacklist, in modo che siano immediatamente protetti da invii futuri senza passare per il normale flusso di importazione dei contatti.

Importare questi prima di importare i contatti attivi, e certamente prima di inviare la prima campagna. Si consulti 'La blacklist' per la procedura di importazione.

Tag e raggruppamenti di contatti

Se la piattaforma attuale utilizza tag, gruppi o campi personalizzati per segmentare il pubblico, è possibile trasferire questi dati purché siano inclusi nell'esportazione CSV. In Flexmail, è possibile memorizzare i dati di segmentazione nei campi di contatto o come interessi. Una volta importati i dati, è possibile usarli per costruire segmenti.

Cosa è necessario ricostruire

Modelli email e messaggi

Non esiste un percorso di importazione diretto per i modelli email da altre piattaforme. L'HTML da un altro strumento spesso si renderizza diversamente nell'editor HTML di Flexmail, e molte piattaforme utilizzano formati di modello proprietari che non si trasferiscono correttamente.

L'approccio più affidabile è ricreare i modelli nell'Email builder di Flexmail usando i design esistenti come riferimento visivo. Il builder utilizza una struttura a blocchi drag-and-drop, quindi la maggior parte dei layout standard — intestazione, corpo, blocchi immagine, piè di pagina — può essere ricostruita rapidamente. Se si ha un modello HTML molto personalizzato, è anche possibile usare l'editor HTML per incollare e adattare il codice esistente direttamente.

Automazioni e flussi di lavoro

La logica di automazione non si trasferisce tra piattaforme. Sarà necessario documentare i flussi di lavoro esistenti e ricrearli nel modulo Automazione di Flexmail. I trigger, le condizioni e le azioni disponibili in Flexmail potrebbero differire da quelli a cui si è abituati, quindi trattarla come una ricostruzione piuttosto che una migrazione.

Prima di attivare le automazioni, testarle approfonditamente con indirizzi interni. Si consulti 'Flussi di lavoro' nel centro assistenza per come configurare e testare i flussi di lavoro in Flexmail.

Segmenti

Le definizioni di segmento — le regole che determinano chi appartiene a un gruppo — non possono essere importate. Si ricreeranno i segmenti in Flexmail usando il costruttore di segmenti, applicando condizioni basate su campi di contatto, interessi, fonti, attività della campagna o stato del contatto.

Se la piattaforma attuale utilizza segmenti dinamici (aggiornati automaticamente in base al comportamento), i segmenti Flexmail funzionano allo stesso modo: rivalutano i loro membri ogni volta che vengono utilizzati.

Moduli opt-in e landing page

I moduli e le landing page devono essere ricreati in Flexmail. Qualsiasi codice embed della piattaforma precedente smetterà di funzionare una volta cancellato quell'account. Ricreare i moduli di iscrizione usando il costruttore di moduli opt-in di Flexmail e aggiornare i codici embed sul sito web.

Integrazioni

Le connessioni ad altri strumenti — CRM, piattaforma e-commerce, moduli del sito web — devono essere riconfigurate per puntare a Flexmail. I passaggi specifici dipendono dagli strumenti coinvolti. Se esiste un'integrazione nativa in Flexmail, utilizzarla. Per gli strumenti senza integrazione nativa, è possibile utilizzare l'API di Flexmail o una piattaforma connector come Zapier.

Cronologia delle campagne e report

I report storici delle campagne, i tassi di apertura, i tassi di click e i dati di coinvolgimento dalla piattaforma precedente non possono essere importati. Questi dati rimangono con il vecchio provider. Se sono necessari per riferimento, esportare i report prima di cancellare. Flexmail inizia a costruire la cronologia delle prestazioni dal primo invio.

Come la struttura di Flexmail si mappa allo strumento attuale

La terminologia e la struttura delle piattaforme email differiscono significativamente. La tabella seguente mappa i concetti più comuni da strumenti come Mailchimp e ActiveCampaign ai loro equivalenti Flexmail.

Campagne e messaggi

Sulla maggior parte delle piattaforme, una campagna è un singolo oggetto che contiene sia il contenuto dell'email che le impostazioni di invio. In Flexmail questi sono separati: si crea un messaggio (l'email stessa), poi lo si usa in una campagna, un'automazione o un flusso transazionale. Lo stesso messaggio può essere riutilizzato su più invii, e si può dare ai membri del team o alle agenzie l'accesso per creare messaggi senza dare loro l'accesso per inviare campagne. Si consulti "Messaggi e campagne: come funzionano insieme" per la spiegazione completa.

Liste o pubblici multipli

Piattaforme come Mailchimp organizzano i contatti in liste o pubblici separati. Ogni lista è indipendente: un contatto in una lista è separato da un contatto con lo stesso indirizzo email in un'altra lista, anche se sono la stessa persona.

Flexmail utilizza un unico database di contatti. Ogni contatto esiste una sola volta. Invece di gestire più liste, si usano i segmenti per filtrare e targettizzare diversi gruppi di contatti per ogni campagna. Se in precedenza si gestivano cinque pubblici separati, in Flexmail questi diventano cinque segmenti all'interno di un unico database.

Consiglio del supporto Questa è la più grande differenza strutturale per chi migra da piattaforme multi-lista. Non cercare di ricreare le liste separate importando ciascuna come un nuovo batch senza deduplicazione — si finirà con contatti duplicati e problemi di fatturazione. Importare tutti i contatti attivi in una volta (o in batch chiaramente gestiti) e usare i segmenti per replicare la logica di targeting che si aveva prima.

Tag

I tag in altre piattaforme (usati per etichettare singoli contatti con categorie o marcatori comportamentali) corrispondono più da vicino agli interessi in Flexmail. Gli interessi sono etichette che è possibile assegnare ai contatti e usare come condizioni di segmento. Se il CSV include una colonna di tag, è possibile importare quei valori e mapparli agli interessi durante il processo di importazione.

Gruppi e preferenze degli iscritti

I gruppi di contatti o le categorie di preferenze degli iscritti da altre piattaforme possono essere ricreati come interessi o come campo di contatto a scelta multipla in Flexmail. Gli interessi funzionano bene quando si vuole che i contatti selezionino autonomamente le loro preferenze tramite un modulo. Un campo di contatto funziona meglio per le categorizzazioni interne che i contatti non gestiscono da soli.

Automazioni e sequenze drip

I flussi di lavoro di automazione in altri strumenti hanno equivalenti diretti nel modulo Automazione di Flexmail. Le automazioni Flexmail sono costruite attorno a trigger (un contatto viene aggiunto, una data viene raggiunta, una campagna viene aperta), condizioni (valori dei campi di contatto, interessi, appartenenza al segmento) e azioni (inviare un messaggio, aggiungere un interesse, attendere un periodo). La logica è la stessa della maggior parte delle piattaforme con capacità di automazione; l'interfaccia e le azioni disponibili differiscono.

Doppio opt-in

Flexmail è una piattaforma solo doppio opt-in. Ogni contatto deve confermare la propria iscrizione cliccando un link in un'email di conferma prima di essere aggiunto come contatto attivo. Questo non è facoltativo. Se la piattaforma precedente consentiva il singolo opt-in e ci sono contatti che non hanno mai completato un passaggio di conferma, quei contatti non sono confermati in termini Flexmail. Non possono ricevere campagne finché non confermano. Si consulti 'Perché Flexmail offre solo il doppio opt-in' per la spiegazione completa.

Email transazionale

Se la piattaforma attuale gestisce sia l'email marketing che quella transazionale (conferme d'ordine, reimpostazioni password) attraverso lo stesso sistema, sarà necessario decidere come gestire i messaggi transazionali in Flexmail. Flexmail mantiene l'email marketing e quella transazionale su infrastrutture separate. L'email transazionale in Flexmail utilizza un'API separata e richiede la propria configurazione. Si consulti 'Iniziare con l'API transazionale' per i dettagli.

Il processo di migrazione

Seguire questi passaggi nell'ordine. I passaggi da 1 a 3 devono essere completati prima di inviare qualsiasi cosa.

1. Esportare dalla piattaforma attuale: contatti attivi (CSV con tutti i campi), lista di soppressione (CSV di disiscritti e hard bounce), modelli (HTML o screenshot), documentazione delle automazioni ed eventuali report da conservare per riferimento.
2. Configurare l'account Flexmail: validare l'indirizzo del mittente, configurare l'autenticazione SPF, DKIM e DMARC per il dominio di invio e configurare le impostazioni di bounce. Si consulti 'Iniziare con Flexmail' e 'Validazione del mittente e autenticazione email'.
3. Importare la lista di soppressione nella blacklist Flexmail. Farlo prima di qualsiasi importazione di contatti. Si consulti 'La blacklist'.
4. Creare i campi di contatto personalizzati in Flexmail per corrispondere alle colonne di dati nel CSV dei contatti. Si consulti 'Campi di contatto'.
5. Importare i contatti attivi. Mappare le colonne CSV ai campi di contatto Flexmail durante l'importazione. Si consulti 'Aggiungere contatti'.
6. Ricreare i segmenti. Usare i dati dei contatti importati per costruire segmenti che replicano la logica di targeting. Si consulti 'Informazioni sui segmenti'.
7. Ricostruire i modelli email nell'Email builder o nell'editor HTML.
8. Ricreare i moduli opt-in e aggiornare i codici embed sul sito web.
9. Ricostruire le automazioni e testarle prima di attivarle.
10. Riconnettere le integrazioni.
11. Inviare la prima campagna a un segmento piccolo e molto coinvolto. Non inviare all'intera lista il primo giorno. Si consulti 'Comprendere la reputazione del mittente' per capire perché questo è importante e come riscaldare correttamente l'invio.

Errori comuni da evitare

Saltare l'importazione della lista di soppressione

Questo è l'errore più consequente in qualsiasi migrazione. I contatti che si sono disiscritti sulla piattaforma precedente si aspettano di non sentire più notizie. Inviar loro messaggi è sia una violazione del GDPR che una fonte immediata di segnalazioni spam. Importare la lista di soppressione prima di qualsiasi altra cosa.

Inviare all'intera lista il primo giorno

Il nuovo account Flexmail invia da un indirizzo IP senza storia. Gli ISP trattano questo con cautela. Inviare immediatamente una grande campagna da un IP freddo è uno dei modi più veloci per danneggiare la reputazione del mittente prima di aver costruito qualsiasi segnale positivo. Iniziare con un segmento piccolo e coinvolto e scalare nel corso di diverse settimane.

Cercare di ricreare più liste come importazioni separate

Se si gestivano più pubblici separati sulla piattaforma precedente, l'istinto è di ricreare ciascuno come un'importazione separata. Nel modello a database singolo di Flexmail, questo porta a contatti duplicati e a conteggi di contatti attivi gonfiati, che influiscono sul livello di fatturazione. Importare tutti i contatti attivi una volta, con deduplicazione, e usare i segmenti per replicare il targeting.

Non testare le automazioni prima di attivarle

La logica di automazione che funzionava su una piattaforma non si traduce automaticamente correttamente su un'altra. Testare ogni flusso di lavoro con indirizzi email interni prima di abilitarlo per i contatti reali. Un'automazione mal configurata può inviare messaggi duplicati o attivarsi in sequenze non intenzionali.

Cancellare il vecchio account prima di aver tutto

Una volta chiuso il vecchio account, l'accesso ai dati di solito scompare. Esportare tutto ciò che potrebbe essere necessario — dati dei contatti, liste di soppressione, modelli, report, documentazione delle automazioni — prima di cancellare. È molto più facile esportare dati di cui non si ha poi bisogno che perdere dati di cui si aveva bisogno.

Passi successivi

• Si consulti 'Iniziare con Flexmail' per la checklist completa di configurazione dell'account.
• Si consulti 'Validazione del mittente e autenticazione email' per configurare SPF, DKIM e DMARC prima del primo invio.
• Si consulti 'La blacklist' per come importare la lista di soppressione.
• Si consulti 'Comprendere la reputazione del mittente' per come approcciare i primi invii senza danneggiare la deliverability.
• Si consulti 'Campi di contatto' e 'Aggiungere contatti' per configurare e importare i dati dei contatti.
• Si consulti 'Perché Flexmail offre solo il doppio opt-in' se si sta migrando da una piattaforma con singolo opt-in.
• Si consulti 'Messaggi e campagne: come funzionano insieme' per una spiegazione del perché messaggi e campagne sono oggetti separati in Flexmail.