Iniziare con Flexmail

Benvenuto in Flexmail. Questa guida ti accompagna passo dopo passo in tutto ciò che devi configurare prima di inviare la tua prima campagna. Ogni passaggio è lineare e, una volta completato, avrai una base solida pronta all'uso. La maggior parte degli utenti completa questa configurazione in meno di un'ora.

Prima di iniziare

Per seguire questa guida hai bisogno di:

Un account Flexmail (periodo di prova gratuito o abbonamento a pagamento)
Accesso alle impostazioni DNS del tuo dominio, oppure una persona che possa aiutarti
Un elenco di contatti esistenti in formato CSV, se passi da un'altra piattaforma
Il logo aziendale e i colori del brand, preferibilmente in codici HEX

Passo 1: Scegli le lingue di comunicazione

Flexmail supporta l'invio multilingue da un unico account, un vero vantaggio se il tuo gruppo target comprende più comunità linguistiche. Al primo accesso, Flexmail chiede quali lingue vuoi utilizzare.

Se invii in una sola lingua, Flexmail mantiene la schermata semplice e nasconde le impostazioni superflue. Se selezioni più lingue, scegli anche una lingua di riserva: la lingua che Flexmail usa quando non è disponibile una traduzione per un determinato contatto.

Support tip Sei un'azienda belga che invia in olandese e francese? L'inglese funziona spesso bene come lingua di riserva, perché è ampiamente compreso. Aggiungi l'inglese come lingua di comunicazione e impostalo come lingua di riserva.

Passo 2: Imposta il tuo Brand kit

Nel Brand kit salvi il logo, i colori e i caratteri. Una volta configurati, sono disponibili ogni volta che crei un messaggio o un template, senza dover cercare ogni volta i tuoi codici HEX.

Vai su Impostazioni e poi su Brand kit.

Carica il tuo logo
Aggiungi i colori primari e secondari del tuo marchio tramite i codici HEX
Seleziona i font preferiti

Support tip Imposta il tuo Brand kit prima di creare i template, così tutto sarà pronto per l'uso fin da subito.

Passo 3: Imposta la validazione del mittente

Prima di poter inviare una campagna, Flexmail deve confermare che tu abbia accesso all'indirizzo email che desideri usare come mittente. È un passaggio da effettuare una sola volta per ciascun indirizzo mittente.

Vai su Impostazioni e poi su Aggiungi o rimuovi mittenti. Inserisci l'indirizzo che vuoi usare e Flexmail invierà un'email di conferma a quella casella postale. Clicca sul link nell'email e sei pronto a inviare. Puoi aggiungere tutti gli indirizzi mittente di cui hai bisogno.

Passo 4: Imposta l'autenticazione email

L'autenticazione email segnala ai server di ricezione che le tue email provengono davvero da te. Senza autenticazione, la probabilità che i messaggi finiscano nella cartella spam aumenta. Flexmail utilizza tre standard di sicurezza: SPF, DKIM e DMARC.

Non appena convalidi un indirizzo mittente, Flexmail verifica in automatico se i record del dominio sono configurati in modo corretto. Se manca qualcosa, puoi scaricare dal tuo account un file contenente i valori esatti da far inserire al responsabile del tuo dominio. Le modifiche al DNS possono richiedere da 24 a 48 ore, un tempo del tutto normale.

→ Maggiori informazioni sulla configurazione dell'autenticazione email

GDPR Una corretta autenticazione email è un requisito tecnico per inviare messaggi in conformità con il GDPR. Dimostra la legittimità delle tue email e protegge i tuoi contatti dai tentativi di phishing che provano a imitare il tuo brand.

Passo 5: Imposta i campi personalizzati

I campi personalizzati ti permettono di salvare informazioni aggiuntive sui tuoi contatti oltre ai dati standard come nome ed email. Pensa a campi come ragione sociale, data di nascita, tipo di abbonamento o altri dettagli rilevanti per la tua organizzazione.

Se imposti questi campi prima di importare i contatti, puoi associare subito i dati nel modo giusto invece di dover ripetere l'importazione in un secondo momento. Vai su Impostazioni e poi su Gestisci campi personalizzati.

Support tip Crea solo i campi che intendi usare davvero. Una scheda contatto ordinata è più semplice da gestire rispetto a una piena di campi vuoti.

Passo 6: Imposta gli interessi

Gli interessi sono etichette che assegni ai contatti per monitorare i temi che preferiscono. Rappresentano uno degli strumenti più utili in Flexmail per inviare nel tempo email pertinenti e mirate.

Puoi attribuire gli interessi a un contatto in diversi modi:

In automatico, quando un contatto clicca su un link nella tua email a cui hai associato uno specifico interesse
Durante l'importazione, assegnando gli interessi ai contatti in blocco
Dal contatto stesso, compilando un modulo Opt-in o aggiornando la propria pagina profilo
Tramite API, per integrazioni avanzate

Non serve definire ogni dettaglio subito. Inizia dalle categorie sensate per la tua organizzazione: si popoleranno man mano che i contatti interagiscono con le tue comunicazioni.

Vai su Contatti e poi su Interessi per iniziare.

Passo 7: Importa i contatti esistenti

Se hai già una lista di contatti, puoi importarla in Flexmail tramite un file CSV. Flexmail ti guida in ogni passaggio del processo.

Vai su Contatti e clicca su Aggiungi contatti. Carica il tuo file e abbina ogni colonna al rispettivo campo in Flexmail, inclusi i campi personalizzati creati al passo 5.

GDPR Importa solo contatti che hanno fornito un consenso chiaro e documentato a ricevere le tue comunicazioni. Importare contatti privi di consenso compromette la deliverability e viola le norme GDPR.

Passo 8: Importa le disiscrizioni nella Blacklist

Se passi a Flexmail da un'altra piattaforma, questo passaggio è essenziale. Chi si è disiscritto in precedenza non deve ricevere messaggi dal nuovo ambiente.

Esporta i contatti disiscritti dalla vecchia piattaforma e importa tale elenco nella scheda Blacklist di Flexmail, prima di procedere con i contatti attivi. Flexmail esclude in automatico questi indirizzi da ogni campagna futura.

Attenzione Importa sempre i contatti disiscritti prima di quelli attivi. Saltare questo passaggio è una delle cause più frequenti di reclami GDPR durante il cambio di piattaforma email.

Passo 9: Crea il tuo primo segmento

I segmenti ti permettono di definire gruppi specifici all'interno della tua lista di contatti per recapitare messaggi più pertinenti. In Flexmail, i segmenti poggiano su campi contatto, campi personalizzati, interessi e comportamento, e si aggiornano da soli quando le informazioni dei contatti cambiano.

Vai su Contatti, poi su Segmenti e clicca su Aggiungi segmento.

Passo 10: Crea un modulo Opt-in

Un modulo Opt-in consente ai visitatori di iscriversi alle tue email direttamente dal tuo sito web. Quando una persona compila il modulo, riceve un'email di conferma. Dopo aver cliccato sul link di conferma, viene aggiunta al tuo account come contatto verificato.

Questa procedura di Double opt-in ti garantisce un consenso documentato per ogni singolo contatto, proprio come richiede il GDPR. Mantiene inoltre la lista pulita e protegge i tassi di interazione, perché ogni persona iscritta desidera ricevere le tue notizie.

Vai su Moduli, seleziona Moduli opt-in e clicca su Crea nuovo modulo opt-in. Quando il modulo ti soddisfa, genera il codice di incorporamento e inseriscilo nel tuo sito web.

GDPR Il Double opt-in rappresenta lo standard di riferimento per costruire elenchi conformi al GDPR. Flexmail propone solo il Double opt-in come metodo di iscrizione, ed è una scelta precisa.

Open tracking consent. Se l'open tracking è attivo nel tuo account ed è attiva la relativa open tracking consent policy, ogni modulo opt-in ospitato su Flexmail include una casella di spunta. Con questa casella il visitatore autorizza la misurazione dell'apertura delle tue email. La casella è deselezionata per impostazione predefinita. Non puoi rimuoverla né renderla attiva di base. Se il visitatore lascia la casella vuota, resta comunque iscritto e riceve le tue email senza pixel di tracciamento. Se l'open tracking è disattivato, la casella non viene mostrata. Trovi altri dettagli in Come raccolgo il consenso all'open tracking?.

Passo 11: Crea il tuo primo template

I template ti fanno risparmiare tempo e garantiscono uno stile coerente alle tue email. Invece di ripartire ogni volta da zero con il layout, cominci da un modello e modifichi soltanto i contenuti.

Vai su Campagne, poi su Messaggi e clicca su Crea nuovo messaggio. Usa l'Email Builder per comporre la struttura, inserire il logo e applicare i colori del tuo marchio. Quando il risultato ti soddisfa, salvalo come template.

Ecco alcuni template utili da preparare subito:

Template newsletter, per condividere novità e articoli
Template a messaggio singolo, per comunicazioni mirate con una sola call to action chiara
Template promozionale, per offerte speciali e annunci di prodotto
Template per inviti a eventi, utile per webinar e appuntamenti in presenza

Support tip Compila il tuo profilo di test tramite Impostazioni prima di salvare il modello definitivo. Così puoi controllare la personalizzazione con dati reali e verificare l'aspetto esatto che vedranno i tuoi contatti.

Passo 12: Crea un'email di benvenuto

L'email di benvenuto è il primo messaggio che riceve un nuovo iscritto e imposta il tono di tutte le comunicazioni successive. I dati mostrano che il 76% delle persone si aspetta un'email di benvenuto subito dopo l'iscrizione, e chi la riceve mantiene nel lungo periodo un tasso di coinvolgimento superiore del 33%.

Spiega ai nuovi contatti chi sei, cosa possono aspettarsi e come trarre il massimo dalle tue email. Componi il messaggio di benvenuto nell'Email Builder, poi crea un flusso di Automation per spedirlo in automatico a ogni nuova iscrizione.

Passo 13: Invia la tua prima campagna

Crea la campagna selezionando il messaggio, l'indirizzo mittente, l'oggetto e il segmento di pubblico da raggiungere. Scegli se inviare subito la campagna o programmarla per un secondo momento.

Al termine della spedizione, controlla i report della campagna per analizzare i risultati. Il tasso di apertura, il tasso di clic e le disiscrizioni offrono indicazioni chiare sulla ricezione del messaggio e sui punti da ottimizzare al prossimo invio.

Se la open tracking consent policy è attiva, Flexmail calcola il tasso di apertura solo sui contatti che hanno dato il consenso al tracciamento delle aperture. Scopri di più in Leggere i report con la consent policy attiva.

Errori comuni da evitare

Saltare l'autenticazione email

Molti utenti saltano i passi 3 e 4 per inviare subito una campagna. Senza un mittente validato e i record DNS corretti, le email rischiano di finire nello spam o di venire rifiutate all'origine. Completa l'autenticazione prima di qualunque invio.

Importare contatti privi di consenso documentato

Viene naturale voler caricare ogni indirizzo email raccolto nel tempo, ma se non puoi dimostrare quando queste persone abbiano accettato di ricevere i tuoi messaggi, non devi importarle. Scrivere a contatti privi di consenso porta a segnalazioni di spam, danneggia la reputazione di invio e infrange il GDPR.

Dimenticare di importare prima le disiscrizioni

Quando migri da un altro servizio, capita spesso di importare i contatti attivi prima della Blacklist. Importa sempre prima le disiscrizioni (passo 8), per evitare che un contatto disiscritto riceva per errore la tua prima campagna.

Non configurare i campi personalizzati prima dell'importazione

Se importi i contatti prima di aver definito i campi personalizzati, dovrai ripetere l'importazione o aggiornare i record a mano per integrare tali valori. Prenditi il tempo di creare i campi al passo 5 per assegnare subito i dati in modo corretto.

Inviare senza profilo di test

I segnaposto di personalizzazione come il nome o l'azienda restano vuoti o non funzionano nell'anteprima se non hai completato un profilo di test. Configuralo in Impostazioni prima di visualizzare l'anteprima o collaudare un messaggio.

Passaggi successivi

Congratulazioni per aver completato la configurazione iniziale. Ecco alcune azioni utili per sfruttare al meglio Flexmail:

Esplora l'automazione impostando un flusso Workflow
Esegui un test A/B sulla prossima campagna per perfezionare le righe dell'oggetto (piani Pro e Premium)
Inserisci altri moduli Opt-in in pagine strategiche del tuo sito per ampliare la lista
Attiva il tracciamento dei link per assegnare in automatico gli interessi in base ai clic dei contatti