Iniziare con Flexmail

Benvenuto in Flexmail. Questa guida accompagna attraverso tutto ciò che è necessario configurare prima di inviare la prima campagna. Ogni passo è semplice e una volta completati si avrà una solida base su cui costruire. La maggior parte degli utenti completa questa configurazione in meno di un'ora.

Prima di iniziare

Per seguire questa guida, è necessario:

Un account Flexmail (prova gratuita o abbonamento a pagamento)
Accesso alle impostazioni DNS del dominio, o qualcuno che possa aiutare in questo
Un elenco di contatti esistenti in formato CSV, se si effettua la migrazione da un'altra piattaforma
Il logo aziendale e i colori del brand — i codici HEX sono l'ideale

La lista di controllo della configurazione

Scegliere le lingue di comunicazione
Configurare il brand kit
Configurare la validazione del mittente
Configurare l'autenticazione email
Configurare i campi personalizzati
Configurare gli interessi
Importare i contatti esistenti
Importare le disiscrizioni nella blacklist
Creare il primo segmento
Creare un modulo opt-in
Creare il primo modello
Creare un'email di benvenuto
Inviare la prima campagna

Passo 1: Scegliere le lingue di comunicazione

Flexmail supporta l'invio multilingue da un unico account — un vero vantaggio se il pubblico si estende su comunità linguistiche diverse. Al primo accesso, Flexmail chiederà quali lingue si desidera utilizzare.

Se si invia in una sola lingua, Flexmail mantiene le cose semplici e nasconde le impostazioni non necessarie. Se si selezionano più lingue, si sceglierà anche una lingua di fallback: quella che Flexmail utilizza quando una traduzione non è disponibile per un contatto specifico.

Consiglio del supporto Se si è un'azienda belga che invia in olandese e francese, l'inglese funziona spesso bene come fallback poiché è ampiamente compreso. Basta aggiungere l'inglese come lingua di comunicazione e selezionarlo come fallback.

Passo 2: Configurare il brand kit

Il brand kit memorizza il logo, i colori e i caratteri. Una volta configurato, questi sono disponibili ogni volta che si crea un messaggio o un modello — non è necessario cercare i codici HEX ogni volta.

Andare su Impostazioni, poi Brand kit.

Caricare il logo
Aggiungere i colori primari e secondari del brand usando i codici HEX
Selezionare i caratteri preferiti

Consiglio del supporto Configurare il brand kit prima di creare qualsiasi modello in modo che tutto sia pronto per l'uso fin dall'inizio.

Passo 3: Configurare la validazione del mittente

Prima di poter inviare una campagna, Flexmail deve confermare che si ha accesso all'indirizzo email da cui si desidera inviare. È un semplice passaggio unico per ogni indirizzo mittente.

Andare su Impostazioni, poi Aggiungi o rimuovi mittenti. Aggiungere l'indirizzo che si desidera utilizzare e Flexmail invierà un'email di conferma a quell'indirizzo. Cliccare sul link in quell'email e si è pronti. È possibile aggiungere tutti gli indirizzi mittente necessari.

Passo 4: Configurare l'autenticazione email

L'autenticazione email dice ai server di posta riceventi che le email provengono genuinamente dal mittente. Senza di essa, le email hanno maggiori probabilità di finire nello spam. Flexmail utilizza tre standard di sicurezza: SPF, DKIM e DMARC.

Una volta validato un indirizzo mittente, Flexmail verifica automaticamente se i record del dominio sono configurati correttamente. Se manca qualcosa, è possibile scaricare dall'account un file con le impostazioni esatte che l'amministratore del dominio deve aggiungere. Le modifiche al DNS possono richiedere da 24 a 48 ore per avere effetto, il che è completamente normale.

→ Ulteriori informazioni sulla configurazione dell'autenticazione email

GDPR Una corretta autenticazione email è un requisito tecnico per l'invio conforme al GDPR. Dimostra che le email sono legittime e aiuta a proteggere i contatti dai tentativi di phishing che potrebbero impersonare il brand.

Passo 5: Configurare i campi personalizzati

I campi personalizzati consentono di memorizzare informazioni aggiuntive sui contatti oltre ai valori predefiniti come nome e indirizzo email. Si pensi a campi come nome dell'azienda, compleanno, piano di abbonamento o qualsiasi dettaglio rilevante per l'attività.

Configurarli prima di importare i contatti significa poter mappare i dati correttamente fin da subito, piuttosto che dover reimportare in seguito. Andare su Impostazioni, poi Gestisci campi personalizzati.

Consiglio del supporto Creare solo i campi che si intende effettivamente utilizzare. Un record di contatto pulito e semplice è più facile da gestire di uno pieno di campi vuoti.

Passo 6: Configurare gli interessi

Gli interessi sono etichette che si associano ai contatti per tracciare cosa li interessa. Sono uno degli strumenti più potenti in Flexmail per inviare email pertinenti e mirate nel tempo.

Gli interessi possono essere aggiunti a un contatto in diversi modi:

Automaticamente, quando un contatto clicca su un link nell'email che è stato contrassegnato con un interesse specifico
Durante l'importazione, assegnando interessi ai contatti in blocco
Dal contatto stesso, quando compila un modulo opt-in o aggiorna la sua pagina del profilo
Tramite API, per integrazioni più avanzate

Non è necessario avere tutto definito subito. Iniziare con le categorie che hanno senso per l'attività e si popoleranno naturalmente man mano che i contatti interagiscono con le email.

Andare su Contatti, poi Interessi, per iniziare.

Passo 7: Importare i contatti esistenti

Se si dispone già di un elenco di contatti, è possibile importarli in Flexmail caricando un file CSV. Flexmail guida attraverso il processo passo passo.

Andare su Contatti e cliccare su Aggiungi contatti. Caricare il file, poi abbinare ogni colonna al campo corretto in Flexmail, inclusi eventuali campi personalizzati creati al passo 5.

GDPR Importare solo i contatti che hanno fornito un permesso chiaro e documentato per ricevere email. L'importazione di contatti senza consenso mette a rischio la deliverability e non è conforme al GDPR.

Passo 8: Importare le disiscrizioni esistenti nella blacklist

Se si effettua la migrazione a Flexmail da un'altra piattaforma, questo passaggio è importante. Chiunque si sia precedentemente disiscritto non deve ricevere email dalla nuova configurazione.

Esportare i disiscritti dalla vecchia piattaforma, poi importare quell'elenco nella scheda Blacklist in Flexmail prima di importare i contatti attivi. Flexmail escluderà automaticamente questi indirizzi da tutte le campagne future.

Attenzione Importare sempre i disiscritti prima dei contatti attivi. Saltare questo passaggio è una delle cause più comuni di reclami GDPR quando si cambia piattaforma email.

Passo 9: Creare il primo segmento

I segmenti consentono di definire gruppi specifici all'interno della lista dei contatti in modo da poter inviare email più pertinenti. In Flexmail, i segmenti sono costruiti da campi contatto, campi personalizzati, interessi e comportamento — e si aggiornano automaticamente al variare dei dati dei contatti.

Andare su Contatti, poi Segmenti, e cliccare su Aggiungi segmento.

Passo 10: Creare un modulo opt-in

Un modulo opt-in consente ai visitatori di iscriversi alle email direttamente dal sito web. Quando qualcuno compila il modulo, riceve un'email di conferma. Una volta confermato, viene aggiunto all'account come contatto verificato.

Questo processo di doppio opt-in fornisce il consenso documentato per ogni contatto — esattamente ciò che richiede il GDPR. Significa anche che la lista rimane pulita e i tassi di coinvolgimento rimangono elevati, perché tutti nella lista vogliono genuinamente sentire da noi.

Andare su Moduli, poi Moduli opt-in, e cliccare su Crea nuovo modulo opt-in. Una volta soddisfatti del modulo, generare il codice di incorporamento e aggiungerlo al sito web.

GDPR Il doppio opt-in è il gold standard per costruire una lista conforme al GDPR. Flexmail offre solo il doppio opt-in come metodo di iscrizione, e questo è intenzionale.

Passo 11: Creare il primo modello

I modelli fanno risparmiare tempo e mantengono le email coerenti. Invece di costruire il layout da zero ogni volta, si inizia da un modello e si aggiorna solo il contenuto.

Andare su Campagne, poi Messaggi, e cliccare su Crea nuovo messaggio. Utilizzare l'Email builder per progettare il layout, aggiungere il logo e applicare i colori del brand. Una volta soddisfatti del risultato, salvarlo come modello.

Alcuni modelli utili da creare all'inizio:

Modello newsletter, per condividere aggiornamenti e articoli
Modello a tema singolo, per messaggi mirati con un'unica call to action chiara
Modello promozionale, per offerte e annunci di prodotti
Modello invito a eventi, per webinar e eventi in presenza

Consiglio del supporto Prima di finalizzare il modello, compilare il profilo di test in Impostazioni. Questo consente di visualizzare in anteprima la personalizzazione con dati di contatto realistici per vedere esattamente cosa riceveranno i contatti.

Passo 12: Creare un'email di benvenuto

Un'email di benvenuto è il primo messaggio che un nuovo iscritto riceve — e stabilisce il tono per tutto ciò che segue. La ricerca mostra che il 76% delle persone si aspetta un'email di benvenuto immediatamente dopo l'iscrizione e gli iscritti che ne ricevono una mostrano il 33% in più di coinvolgimento a lungo termine.

Comunicare ai nuovi contatti chi si è, cosa possono aspettarsi e come ottenere il massimo dalle email. Creare il messaggio di benvenuto nell'Email builder, poi configurare un flusso di lavoro di automazione per inviarlo automaticamente ogni volta che un nuovo contatto si unisce alla lista.

Passo 13: Inviare la prima campagna

Creare la campagna scegliendo il messaggio, l'indirizzo mittente, un oggetto e il segmento che si desidera raggiungere. Decidere se inviare immediatamente o pianificarlo per dopo.

Dopo l'invio, controllare i report della campagna per vedere come ha performato. Il tasso di apertura, il tasso di clic e il tasso di disiscrizione forniscono tutti informazioni utili su come il messaggio è stato ricevuto e dove è possibile migliorare la prossima volta.

Errori comuni da evitare

Saltare l'autenticazione email

Molti utenti saltano i passi 3 e 4 e cercano di inviare una campagna subito. Senza un indirizzo mittente validato e record DNS corretti, le email hanno molta più probabilità di finire nello spam o di essere rifiutate completamente. Completare l'autenticazione prima di inviare qualsiasi cosa.

Importare contatti senza consenso documentato

È allettante importare ogni indirizzo email mai raccolto, ma se non è possibile indicare un momento preciso in cui quelle persone hanno accettato di ricevere email, non dovrebbero essere importate. Inviare a persone senza consenso rischia reclami per spam, danneggia la reputazione del mittente e viola il GDPR.

Dimenticare di importare prima i disiscritti

Se si effettua la migrazione da un'altra piattaforma, importare i contatti attivi prima della blacklist è un errore comune. Importare sempre prima i disiscritti (passo 8) in modo che nessun contatto precedentemente opt-out riceva accidentalmente la prima campagna.

Non configurare i campi personalizzati prima dell'importazione

Se si importano i contatti prima di configurare i campi personalizzati, si dovrà reimportare o aggiornare manualmente i record per aggiungere quei dati in seguito. Prendere il tempo di creare i campi al passo 5 in modo che l'importazione mappi correttamente fin dall'inizio.

Inviare senza un profilo di test

I segnaposto di personalizzazione come il nome o l'azienda appariranno vuoti o non funzionanti nell'anteprima se non si è compilato un profilo di test. Configurarlo in Impostazioni prima di visualizzare in anteprima o testare qualsiasi messaggio.

Passi successivi

Complimenti per aver completato la configurazione. Ecco alcuni ottimi passi successivi per ottenere ancora di più da Flexmail:

Esplorare l'automazione configurando una sequenza di flusso di lavoro
Eseguire un test AB sulla prossima campagna per ottimizzare le righe dell'oggetto (piani Pro e Premium)
Aggiungere altri moduli opt-in su pagine specifiche del sito web per far crescere la lista
Configurare il tracciamento dei link per assegnare automaticamente interessi in base a cosa cliccano i contatti