Il GDPR in pratica: come gestire le richieste sui dati e documentare il consenso in Flexmail

Quando qualcuno chiede una copia dei propri dati, o richiede di essere dimenticato, può sembrare un compito travolgente — specialmente se si utilizzano più strumenti. Questo articolo spiega esattamente quali sono le responsabilità in quanto cliente Flexmail, cosa memorizza Flexmail sui contatti e come trovare e utilizzare tali informazioni per rispondere alle richieste GDPR più comuni.

Comprendere il proprio ruolo

Ai sensi del GDPR, si è il titolare del trattamento dei dati. Ciò significa che si è responsabili di decidere perché e come vengono trattati i dati personali dei contatti. Flexmail è il responsabile del trattamento dei dati: elabora i dati per conto del titolare e secondo le sue istruzioni, come stabilito nel nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

In termini pratici, ciò significa che quando uno dei propri contatti invia una richiesta GDPR, è necessario rispondere. Flexmail fornisce gli strumenti per farlo.

Quali dati memorizza Flexmail su un contatto?

Prima di poter rispondere a qualsiasi richiesta, è utile sapere quali informazioni Flexmail conserva effettivamente. Per ogni contatto nell'account, Flexmail può memorizzare:

Indirizzo email e qualsiasi campo contatto configurato (nome, numero di telefono, azienda, campi personalizzati, ecc.)
La fonte o le fonti attraverso cui il contatto è stato aggiunto al database. Se si è iscritto tramite un modulo opt-in Flexmail, Flexmail registra automaticamente quale modulo è stato utilizzato. Se si è importato manualmente, è possibile aggiungere un'etichetta di fonte personalizzata.
Interessi e segmenti a cui appartiene il contatto
Storico delle campagne: quali email ha ricevuto, aperto o su cui ha cliccato
Eventi di disiscrizione: se ha cliccato su un link di disiscrizione e quando

Questi dati sono memorizzati nell'account Flexmail per tutto il tempo in cui l'account è attivo.

Come generare un report completo dei dati per un contatto

Se un contatto invia una richiesta di accesso (vuole sapere quali dati si detengono su di lui), ecco come trovare tutto ciò che Flexmail ha su quella persona.

Andare su Contatti nella navigazione principale.
Cercare il contatto per indirizzo email.
Aprire il profilo del contatto. Qui si vedranno tutti i campi contatto, le fonti e gli interessi collegati a questa persona.
Per ottenere lo storico delle campagne, andare su Contatti > Report dei contatti > Avvia una nuova ricerca, inserire l'indirizzo email, selezionare tutti gli elementi e impostare un intervallo di tempo. Questo genera un report del contatto che include:
- Data di importazione o iscrizione
- Modulo opt-in utilizzato (se applicabile)
- Campagne inviate a questo contatto
- Aperture e clic
- Clic sul link di disiscrizione

È possibile utilizzare questo report come base per la risposta all'interessato. Tenere presente che potrebbe essere necessario raccogliere dati anche da altri strumenti utilizzati insieme a Flexmail, come il CRM, il negozio online o la piattaforma di analisi.

Come viene documentato il consenso in Flexmail

La documentazione del consenso è una delle domande più comuni che riceviamo. Ecco come Flexmail aiuta in questo.

Quando un contatto si iscrive tramite un modulo opt-in Flexmail, Flexmail registra automaticamente il nome del modulo come fonte nel profilo del contatto. Questo indica dove e come il contatto è entrato nel database. Il modulo stesso costituisce il momento del consenso: il contatto ha compilato e inviato attivamente il modulo.

Quando si importano i contatti manualmente, si è responsabili di aver documentato il consenso al di fuori di Flexmail (ad esempio, un modulo cartaceo firmato, una casella di controllo sul sito web o un registro nel CRM). Al momento dell'importazione, aggiungere un'etichetta di fonte significativa, come "Fiera Bruxelles – Maggio 2024" o "Opt-in checkout negozio online – T1 2025". Questo rende molto più facile risalire al consenso in seguito.

Consiglio del supporto Aggiungere una fonte ogni volta che si aggiungono contatti a Flexmail, tramite un modulo, un'importazione o una connessione API. Un contatto può avere più fonti se si è iscritto più di una volta attraverso canali diversi. Più le etichette delle fonti sono precise, più è facile dimostrare quando e come si è ottenuto il consenso.

Perché eliminare i contatti è quasi sempre la scelta sbagliata

Può essere allettante eliminare i contatti da Flexmail per ristrutturare il database e ricominciare, per rimanere entro il limite di contatti corrente, o semplicemente perché qualcuno si è disiscritto e non si vede motivo di tenerlo. In quasi tutti i casi, eliminare un contatto causa più problemi di quanti ne risolva.

Si perdono tutti i dati storici in modo permanente.

Quando si elimina un contatto, tutto ciò che Flexmail ha raccolto su di lui scompare: le fonti, lo storico delle campagne, quali email ha ricevuto, su quali link ha cliccato e quando si è disiscritto. Se si reimporta l'indirizzo email di quel contatto in seguito, Flexmail lo tratta come un contatto completamente nuovo senza storia. Non è possibile ricollegarlo al record precedente.

Le email inviate in precedenza smettono di funzionare correttamente per quella persona.

I link tracciati all'interno delle campagne già inviate continueranno a funzionare come link ordinari, quindi il destinatario può ancora accedere al sito web. Tuttavia, Flexmail non può più registrare quei clic nel profilo di un contatto, perché il profilo non esiste più. Ancora più importante, se quella persona clicca su un link di disiscrizione in un'email più vecchia, la disiscrizione non ha dove essere registrata. Non verrà aggiunta alla blacklist, il che significa che potrebbe essere nuovamente contattata in un invio o un'importazione futura. Questo è esattamente il risultato che la blacklist esiste per prevenire.

Si perde la protezione dall'opt-out.

Quando un contatto si disiscrive tramite un'email Flexmail, viene aggiunto alla blacklist. La blacklist è ciò che impedisce di ricontattarlo accidentalmente, anche se il suo indirizzo email appare in un'importazione futura o in una sincronizzazione CRM. Se si elimina un contatto invece di lasciare che la blacklist faccia il suo lavoro, quella protezione scompare completamente.

Cosa fare invece.

Se un contatto si è disiscritto, lasciarlo nella blacklist. Se si sta avvicinando al limite di un livello di contatti, ricordare che un pubblico in crescita è positivo. L'email marketing ha il ROI più alto di qualsiasi canale di marketing e la lista di contatti è uno degli asset aziendali più preziosi. L'obiettivo è inviare campagne efficaci in modo costante e riportare le persone al sito web e ai prodotti, non ridurre la lista. Se si ha genuinamente bisogno di ridurre il numero di contatti, concentrarsi sulla rimozione dei hard bounce e degli indirizzi che non hanno mai interagito, piuttosto che eliminare contatti reali. È anche possibile contattare il team di supporto per discutere l'approccio giusto per la situazione.

Attenzione L'unica situazione in cui è appropriato eliminare un contatto è quando si riceve una richiesta verificata di diritto alla cancellazione ai sensi del GDPR. Anche in tal caso, assicurarsi di esportare prima il report del contatto e conservare un registro nella propria amministrazione che la cancellazione è stata completata.

Come gestire una richiesta di diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio")

Se un contatto chiede di eliminare tutti i suoi dati, ecco l'approccio consigliato in Flexmail:

Trovare il contatto nella panoramica Contatti.
Prima di eliminarlo, esportare il report del contatto (vedi sopra) e salvarlo nei propri archivi. Potrebbe essere necessario dimostrare di aver elaborato la richiesta di cancellazione.
Eliminare il contatto da Flexmail.

Attenzione: l'eliminazione di un contatto rimuove i suoi dati dal database attivo, ma rimuove anche la cronologia dell'opt-out. Se c'è la possibilità che questa persona finisca in un'importazione futura, annotare nella propria amministrazione che questo indirizzo email non deve essere ricontattato. Il DPA con Flexmail non copre automaticamente i dati detenuti in altri sistemi, quindi assicurarsi di eliminare o anonimizzare il contatto anche nel CRM, nel negozio online e in qualsiasi altro strumento utilizzato.

Gestione delle richieste GDPR su più sistemi

Molti clienti Flexmail utilizzano Flexmail insieme ad altri strumenti. Ecco una semplice lista di controllo da seguire quando si riceve una richiesta GDPR:

Esportare il report del contatto da Flexmail
Verificare nel CRM i dati collegati a questa persona
Verificare nel negozio online o nel sistema di prenotazione
Verificare eventuali altre integrazioni (Zapier, connessioni API, strumenti di analisi)
Documentare di aver completato la richiesta e la data in cui si è risposto

Ai sensi del GDPR, si ha un mese per rispondere a una richiesta dell'interessato.

Cosa copre il DPA di Flexmail

Quando si utilizza Flexmail, si accetta automaticamente il nostro Accordo sul trattamento dei dati. Questo accordo conferma che:

Flexmail tratta i dati dei contatti solo su istruzioni del titolare
Tutto il trattamento avviene all'interno dell'Unione Europea o in paesi con un livello adeguato di protezione
Flexmail assisterà il titolare se un interessato contatta direttamente Flexmail riguardo ai propri dati
Il titolare rimane responsabile della liceità dei dati forniti a Flexmail, incluso se si dispone di un consenso valido

Se si viene mai interpellati da un interessato o da un'autorità di controllo per dimostrare che l'email marketing è conforme al GDPR, il DPA con Flexmail è uno dei documenti che si vorrà avere a portata di mano.

Passi successivi

Ora che si comprende come viene tracciato il consenso e come gestire le richieste sui dati, un buon passo successivo è rivedere i moduli opt-in attuali in Flexmail e verificare che ognuno abbia un nome chiaro e descrittivo (che verrà utilizzato come fonte).

Per domande su uno scenario GDPR specifico o per assistenza nella generazione di un report del contatto, il team di supporto è disponibile ad aiutare.