Il GDPR in pratica: come gestire le richieste sui dati e documentare il consenso in Flexmail

Quando qualcuno chiede una copia dei propri dati o invia una richiesta di oblio, la procedura può sembrare complessa, soprattutto se usi diversi strumenti. Questo articolo spiega esattamente quali sono le tue responsabilità come cliente Flexmail, cosa memorizza Flexmail sui tuoi contatti e come trovare e utilizzare queste informazioni per rispondere alle richieste GDPR più comuni.

Comprendere il proprio ruolo

Ai sensi del GDPR, tu sei il titolare del trattamento. Ciò significa che hai la responsabilità di definire perché e come vengono trattati i dati personali dei tuoi contatti. Flexmail è il tuo responsabile del trattamento: trattiamo i dati per tuo conto e secondo le tue istruzioni, come stabilito nel nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Nella pratica, quando uno dei tuoi contatti ti invia una richiesta GDPR, spetta a te rispondere. Flexmail ti offre gli strumenti per farlo.

Quali dati memorizza Flexmail su un contatto?

Prima di rispondere a una richiesta, è utile sapere quali informazioni Flexmail conserva effettivamente. Per ogni contatto nel tuo account, Flexmail può memorizzare:

Indirizzo email ed eventuali campi contatto configurati (nome, numero di telefono, azienda, campi personalizzati, ecc.)
La fonte o le fonti tramite cui il contatto è stato aggiunto al database. Se si è iscritto tramite un modulo opt-in di Flexmail, Flexmail registra automaticamente quale modulo è stato utilizzato. Se hai importato i contatti manualmente, puoi aggiungere tu stesso un'etichetta di fonte.
Interessi e segmenti a cui appartiene il contatto
Cronologia delle campagne: quali email ha ricevuto e su quali ha cliccato. Flexmail traccia le aperture per i contatti che non hanno espresso un esplicito "No" e, se la policy di consenso per il tracciamento delle aperture è attiva, solo per i contatti con consenso "Sì".
Eventi di disiscrizione: se ha cliccato su un link di disiscrizione e quando

Questi dati restano memorizzati nel tuo account Flexmail per tutto il tempo in cui l'account rimane attivo.

Richiedere un report completo dei dati per un singolo contatto

Se un contatto esercita il diritto di accesso (vuole sapere quali dati conservi sul suo conto), puoi trovare tutto ciò che Flexmail possiede su quella persona seguendo questi passaggi.

Vai su Contatti nella barra di navigazione principale.
Cerca il contatto tramite il suo indirizzo email.
Apri il profilo del contatto. Qui trovi tutti i campi contatto, le fonti e gli interessi associati a questa persona.
Per la cronologia delle campagne vai su Contatti → Report contatti → Crea nuova ricerca, inserisci l'indirizzo email, seleziona tutte le voci e imposta un intervallo di date. Questo genera un report del contatto con:

- Data di importazione o iscrizione

- Modulo opt-in utilizzato (se applicabile)

- Campagne inviate a questo contatto

- Aperture e clic

- Clic sui link di disiscrizione

Puoi usare questo report come base per la risposta all'interessato. Tieni presente che potresti dover raccogliere dati anche da altri strumenti usati insieme a Flexmail, come il tuo CRM, il negozio online o la piattaforma di analisi.

Come viene documentato il consenso in Flexmail

La documentazione del consenso è uno dei temi su cui riceviamo più domande. Ecco come ti aiuta Flexmail.

Quando un contatto si iscrive tramite un modulo opt-in di Flexmail, Flexmail registra automaticamente il nome del modulo come fonte nel profilo del contatto. Questo dato indica dove e come il contatto è entrato nel database. Il modulo stesso costituisce la prova del consenso: il contatto ha compilato e inviato attivamente il modulo.

Quando importi contatti manualmente, spetta a te documentare il consenso all'esterno di Flexmail (ad esempio tramite un modulo cartaceo firmato, una casella di spunta sul tuo sito web o una registrazione nel tuo CRM). Durante l'importazione, aggiungi un'etichetta di fonte descrittiva, come 'Fiera Bruxelles – maggio 2024' o 'Opt-in checkout webshop – Q1 2025'. In questo modo sarà molto più facile risalire al consenso in un secondo momento.

Il registro dei consensi nella scheda del contatto mostra per ogni modifica del consenso al tracciamento delle aperture l'orario (UTC), il nuovo valore, la fonte della scelta e una nota. Usalo per dimostrare quando e come il contatto ha espresso la propria preferenza. Se importi i consensi o li invii tramite API, la responsabilità della loro validità resta a tuo carico.

Support tip Aggiungi sempre una fonte ogni volta che inserisci contatti in Flexmail, che avvenga tramite modulo, importazione o connessione API. Un contatto può avere più fonti se si è iscritto più volte tramite canali diversi. Più le etichette delle fonti sono precise, più sarà semplice dimostrare quando e come hai ottenuto il consenso.

Perché eliminare i contatti è quasi sempre la scelta sbagliata

Potresti avere la tentazione di eliminare contatti da Flexmail per riorganizzare il database e ripartire da capo, per rientrare nel limite contrattuale dei contatti o semplicemente perché qualcuno si è disiscritto e ritieni non abbia più senso conservarlo. In quasi tutti i casi, eliminare un contatto crea più problemi di quanti ne risolva.

Perdi tutti i dati storici in modo permanente.

Quando elimini un contatto, perdi tutto ciò che Flexmail ha raccolto sul suo conto: le fonti, la cronologia delle campagne, quali email ha ricevuto, su quali link ha cliccato e quando si è disiscritto. Se in seguito importi di nuovo l'indirizzo email di quella persona, Flexmail la tratterà come un contatto del tutto nuovo, senza alcuno storico. Non esiste alcun modo per ricollegarla alla scheda precedente.

Le email inviate in precedenza non funzionano più correttamente per quella persona.

I link tracciati nelle campagne già inviate continuano a funzionare come link normali, quindi il destinatario può ancora raggiungere il tuo sito web. Tuttavia Flexmail non può più associare quei clic a un profilo contatto, perché il profilo non esiste più. Aspetto ancora più importante: se quella persona clicca su un link di disiscrizione in una vecchia email, la disiscrizione non può essere registrata. Il contatto non viene inserito nella tua blacklist, quindi rischia di ricevere nuovamente email con un invio o un'importazione successiva. La blacklist serve proprio a evitare questo problema.

Perdi la protezione data dall'opt-out.

Quando un contatto si disiscrive tramite un'email inviata con Flexmail, entra nella tua blacklist. La blacklist impedisce di ricontattarlo per errore, anche se il suo indirizzo email compare in una futura importazione o sincronizzazione CRM. Se elimini un contatto anziché lasciare operare la blacklist, perdi completamente questa tutela.

Cosa fare in alternativa.

Se un contatto si è disiscritto, lascialo nella blacklist. Se ti stai avvicinando al limite dei contatti, considera che una crescita del pubblico è un fatto positivo. L'email marketing ha il ROI più elevato tra i canali di marketing e la lista contatti è una delle risorse aziendali di maggior valore. L'obiettivo è inviare campagne di qualità e riportare costantemente le persone verso il tuo sito e i tuoi prodotti. Se hai davvero la necessità di ridurre il numero dei contatti, concentrati sulla rimozione degli hard bounce e degli indirizzi che non hanno mai mostrato interesse. Puoi anche contattare il nostro team di supporto per concordare la strategia più adatta alle tue esigenze.

Attenzione L'unica situazione in cui l'eliminazione di un contatto è opportuna si presenta quando ricevi una richiesta verificata di cancellazione ai sensi del GDPR. Anche in questo caso, assicurati di esportare prima il report del contatto e di annotare nei tuoi registri interni che la cancellazione è stata eseguita.

Come gestire il diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio")

Se un contatto richiede l'eliminazione di tutti i suoi dati, questa è la procedura raccomandata in Flexmail:

Cerca il contatto nella tua panoramica Contatti.
Prima di eliminarlo, esporta il report del contatto (vedi sopra) e conservalo nei tuoi registri interni. Potrebbe servirti per dimostrare di aver dato seguito alla richiesta.
Elimina il contatto da Flexmail.

Avvertenza L'eliminazione di un contatto rimuove i suoi dati dal database attivo, ma cancella anche la cronologia di opt-out. Se esiste il rischio che questa persona compaia in una futura importazione, annota nei tuoi registri interni che questo indirizzo email non deve più essere ricontattato. Il tuo DPA con Flexmail non copre in automatico i dati conservati in altri sistemi, quindi assicurati di eliminare o anonimizzare il contatto anche nel tuo CRM, nello shop online e in tutti gli altri strumenti in uso.

Molti clienti Flexmail utilizzano la piattaforma insieme ad altri applicativi. Ecco una pratica lista di controllo da seguire quando ricevi una richiesta GDPR:

Esporta il report del contatto da Flexmail
Controlla nel tuo CRM i dati associati a questa persona
Controlla il tuo shop online o il sistema di prenotazione
Verifica le altre integrazioni attive (Zapier, connessioni API, strumenti di analisi)
Documenta il completamento della richiesta e la data di risposta

Ai sensi del GDPR hai a disposizione un mese di tempo per rispondere alla richiesta di un interessato.

Cosa copre il DPA di Flexmail

Quando utilizzi Flexmail, accetti in automatico il nostro Accordo sul trattamento dei dati. Questo accordo stabilisce che:

Flexmail tratta i dati dei tuoi contatti esclusivamente secondo le tue istruzioni
Ogni trattamento viene eseguito all'interno dell'Unione Europea o in paesi che garantiscono un livello di protezione adeguato
Flexmail ti fornirà assistenza nel caso in cui un interessato contatti direttamente Flexmail in merito ai propri dati
La responsabilità della liceità dei dati forniti a Flexmail resta a tuo carico, inclusa la presenza di un consenso valido

Se un interessato o un'autorità di controllo ti chiede di attestare la conformità del tuo email marketing al GDPR, il DPA con Flexmail è uno dei documenti da tenere a portata di mano.

Passaggi successivi

Ora che sai come viene tracciato il consenso e come gestire le richieste relative ai dati, puoi verificare i moduli opt-in presenti in Flexmail e controllare che ciascuno abbia un'etichetta di fonte chiara e descrittiva. Puoi anche consultare la cronologia delle importazioni per assicurarti che i caricamenti precedenti abbiano etichette di fonte comprensibili.

Se hai dubbi su un caso GDPR specifico o hai bisogno di aiuto per estrarre un report del contatto, il nostro team di supporto è a tua disposizione.